Manual de puestos y funciones

MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES:
 
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
 
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en dondese agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.
 
Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugarque ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo.
 
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaríaser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
 
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
 
La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:
 
- Identificacióndel Puesto de Trabajo
 
- Nombre
 
- Area de desempeño
 
- Codificación
 
- Descripción Genérica (objetivo)
 
- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
 
- Diarias o frecuentes
 
- Semanales
 
- Quincenales
 
- Mensuales
 
- Trimestrales
 
- Semestrales
 
- Anuales
 
- Ocasionales o eventuales
 
- Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
 
- Nivelacadémico
 
- Habilidades y destrezas
 
- Conocimientos técnicos y/o específicos
           
Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
 
- RECOPILACION DE INFORMACION
 
- INTERPRETACION Y DISEÑO DE LAINFORMACION
 
- ELABORACION DEL MANUAL
 
- APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL
 
RECOPILACION DE INFORMACION:
 
La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que seránutilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento.
 
La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los Manuales específicosla información debe ser recopilda directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.
 
La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una de ellas.

INTERPRETACION Y DISEÑO DELA INFORMACION:
 
La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos.
 
Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la información no será necesario...