Manual de Puestos


El Súper Mueble de Oficina
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De Fecha: 22/Febrero/2014

Manual de Puestos
Departamento de Administración



A) IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
SecretariaNúmero de Plazas:
Una
Clave:
0215
Ubicación (Física y Administrativa) :
Oficina Administrativa
Tipo de Contratación:
Contrato ( Bajo el renglón 029 del Código de Trabajo).
Ambito de Operación:Organizar, Archivar, atender a los clientes y mantener orden en la oficina.


B) RELACIONES DE AUTORIDAD
Jefe Inmediato:
Gerente Administrativo
Subordinados:
Técnico en Computación, SecretariaAuxiliar, Encargado de Inventario, Conserjes de Área.
Dependencia Funcional:
Área Administrativa.


C) PROPÓSITO DEL PUESTO
Ejecutar actividades correspondientes al área secretarial y asistir asu supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.





D) FUNCIONES GENERALES:
 Redactacorrespondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros
documentos varios.
 Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios,
memorandos, informes, listados,actas, notas, contratos y cualquier otro
documento.
 Recibe y envía correspondencia.
 Opera la máquina fotocopiadora, fax, impresora y escáner.
 Lleva registro de entrada y salida de lacorrespondencia.
 Realiza y recibe llamadas telefónicas desde la planta telefónica.
 Actualiza la agenda de su superior.
 Toma mensajes y los transmite.
 Atiende y suministrainformación a personal de la empresa y público en
general.
 Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y
eventos.
 Convoca a reuniones de la unidad.
 Archiva lacorrespondencia enviada y/o recibida.
 Actualiza el archivo de la unidad.
 Distribuye la correspondencia de la unidad.
 Se mantiene al pendiente de los suministros de la oficina.
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