Manual de recepcion


Recepcionista
Guión llamada telefónica, Recepcionista: ¡Buenos días/tardes! Fábrica Nacional de Trofeos, le atiende xxxxxx (nombre), en qué le puedo servir? (consulta del cliente)-permítame y le comunico.
Ingreso de cliente, Recepcionista: ¡Buenos días/tardes! en qué le puedo servir? pase adelante…
Es vital que la recepcionista conozca temas básicos sobre productos y servicios que seofrecen, además de sugerirle al cliente visitar la sala de exhibición ó ingresar a la página web. Al cliente se le puede dar los correos de las ejecutivas para que hagan su consulta vía mail o escribir al correo ventas@trofeosfnt.com quién es la propia recepcionista la encargada de distribuir de forma equitativa las solicitudes que ingresen.
La recepcionista cumple una función importante en el orden deatención a clientes y es ella quien recibe de manera cordial a las personas que ingresan a la sala y de inmediato los ubica con la ejecutiva o valorará la situación del cliente para ubicarlo. Es la recepcionista la encargada de asumir un rol de liderazgo 100% activo para la buena atención de los clientes tanto de manera física y telefónicamente. Estar siempre atenta de todo lo que surja dentro dela sala, evitar que se aglomere mucha gente en la recepción para poder siempre tener visible la entrada principal.
El manejo de un block de mensajes, permite tener un mejor control y devolución de llamadas por parte de las ejecutivas y demás deptos.
Valorar ubicación de la recepción pues idealmente debe de estar frente la entrada y no a un lado tal y como se encuentra actualmente. Se debeeliminar toda obstrucción de paso a la entrada principal que también influye en el acercamiento cliente – recepción y viceversa.

TITULO DEL CARGO
RECEPCIONISTA
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Satisfacer las necesidades de comunicación del personal de la empresa, operando una central telefónica pequeña, atendiendo al público en sus requerimientos de información y entrevistascon el personal, ejecutando y controlando la recepción y despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades administrativas de la compañia.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.
Atiende al público que solicita información dándole la orientaciónrequerida.
Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado.
Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado.
Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad.
Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad.
Entrega lacorrespondencia recibida a las diferentes personas y secciones, así como también los mensajes recibidos.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le seaasignada.

RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO:
Ninguna.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en las instrucciones específicas, órdenes y/o guías de acción, a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibesupervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión.

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la empresa y/o frecuentes con clientes, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el público en general,...