Manual De Redacción Básica

UNIVERSIDAD LAICA “ELOY ALFARO” DE MANABÍ
EXTENSIÓN BAHÍA DE CARÁQUEZ
CAMPUS UNIVERSITARIO “DR. HECTOR USCOCOVICH BALDA”

PROYECTO:

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DE GESTIÓN

FACULTAD DE SECRETARIADO EJECUTIVO

AUTORES:
SEGUNDO SEMESTRE

PARALELO
“A” NOCTURNO

DOCENTE:
LIC. MARCELA MACÍAS INTRIAGO

Bahía De Caráquez Manabí
Marzo 2012

JUSTIFICACIÓN
El funcionamientodiario de las Instituciones Públicas genera una enorme cantidad de información. De ahí se deriva la necesidad de almacenar de la forma más racional posible todo ese volumen de documentos escritos que pertenecen a la Institución y que son de mucha importancia, así, como realizarlo y quién esté a su cargo, demanda de mucha responsabilidad.

La responsabilidad de conducir la Oficina siempre seestila que sea llevada por una Secretaria/o, y, en ocasiones se tiene una idea totalmente distorsionada de lo que son en la realidad los archivos, ya que por lo general nos dan la impresión de constituir un cúmulo de papeles desorganizados, donde los documentos se van juntando sin ningún criterio y donde cada quien conserva o elimina lo que le parece oportuno para “desocupar” o “hacer espacio” enla oficina.

La ardua tarea que implica “archivar” y conseguir que la información esté organizada, demanda la importancia de establecer en las Instituciones Públicas criterios lógicos pero no tan complicados  para la correcta administración de los documentos.

Ahora se puede contar con procesos tecnológicos en el manejo de la técnica de archivar, los cuales han generado un gran avance en eldesarrollo del sistema de archivo de cada Institución.



Estos modernos avances tecnológicos han revolucionado en todos los campos de la actividad humana archivista, en donde han incidido también poderosamente como un nuevo sistema de archivo de documentos.
En este sentido, los archivos son importantes para la Administración porque los documentos que los conforman son imprescindiblespara la toma de decisiones basadas en antecedentes, por lo que es indispensable que en toda Institución se cuente con un elevado Sistema de Gestión de Archivo, al margen en el sector que se opere y del tamaño de documentación que se maneje.

Contar con este sistema, contribuirá a la economía y a la gestión, dando como resultado un avance formidable al desarrollo integral de las Instituciones ensu nuevo modelo del sistema de archivo interno y externo, facilitando la atención de sus funcionarios, así como de la ciudadanía que generan su atención, y serán un soporte documental para fortalecer los procesos que conllevarán las actividades diarias que realizan las Instituciones públicas del Cantón.



TEMA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DE GESTIÓN

OBJETIVO GENERAL:Diseñar un manual de procedimientos de archivo de gestión para secretarias y secretarios ejecutivos, en sus funciones como archivistas con la finalidad de mejorar las técnicas de archivo dentro de una institución para el desarrollo de la gestión, economía y la calidad empresarial durante el periodo 2012-2015.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

* Realizar procesos investigativos en determinadas empresasdonde manejan varios documentos de entrada y salida para conocer la documentación que manejan y en qué forma los archivan.

* Presentarlos a las autoridades de la universidad, como un recurso de investigación y modelos de gestión para quien lleva a cabo el manejo del archivo de la institución; así como, para el aprendizaje de los estudiantes de la carrera de secretariado ejecutivo.

*Validar el manual de procedimiento de archivo de gestión para su implementación por parte de las autoridades de la universidad.

1 Concepto de empresa, Secretariado Ejecutivo.

MARCO TEÓRICO

ARCHIVO SEGÚN SU ORGANIZACIÓN

ARCHIVOS ACTIVOS.

Es donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde...