MANUAL DE RETENCIONES

MANUAL PARA RETENCIONES
1) Notificar vía e-mail al Departamento de Operaciones las guías que deben ser retenidas, las cuales son aquellas que viajan en la carga de Bajo Valor (carga de hasta US$ 99) y son de Alto Valor (Carga de US$ 100 en adelante). El e-mail debe ser enviado a: alberto.lugo@seravila.net, leidy.vega@seravila.net y leidy.berroteran@seravila.net; con copia aemilio.avila@seravila.net, damiana.avila@seravila.net, y clara.chavez@seravila.net. En esta comunicación, además de solicitar la retención, también debe indicársele al Dpto. de Operaciones que notifique vía e-mail cuando los paquetes que estén sujetos de retención estén efectivamente entregados a las personas responsables de su resguardo físico.
Texto para la comunicación de solicitud de retención:

“Mediante lapresente le solicitamos se sirvan realizar la siguiente retención, a saber:
Guía Máster
Nro. de Consolidado:
Guías House a retener:
Le agradecemos se sirvan notificar por esta vía y de forma especifica, cuando tengan los paquetes debidamente retenidos y quien es la persona responsable de su custodia. Valoración comenzara su respectiva labor ante el cliente una vez recibida esta confirmación yentregada a este departamento la factura que acompañe al paquete, en caso de que exista. En la respuesta favor indicar que guías tienen factura y cuales no la tienen.”

2) Una vez recibida la confirmación por parte del Dpto. de Operaciones de que los paquetes están efectivamente entregados para su resguardo físico, se dividen las retenciones en dos tipos:
2.1) Paquetes cuya factura fue entregada porOperaciones: En estos casos se procede asi:
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Determinar la veracidad del precio presentado en la factura, mediante la investigación via internet. En caso de no ser real se solicitara la factura al cliente y se procederá como un paquete que llego sin factura. (Ver procedimiento para guías sin factura)
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En caso de ser real, se procede a la valoración, codificación y calculo de impuestos. Se elabora yenvía la respectiva Cuenta Gastos.
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Se coloca en ControlBox el respectivo “STATUS EN EL MOMENTO DE ENVIO DE CUENTA GASTOS”, ver archivo de “Status para guías retenidas


2.2) Paquetes retenidos que no tienen factura
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Notificar al cliente vía e-mail la retención y solicitar la factura para el proceso de valoración y calculo de impuestos. Debe hacerse seguimiento a las solicitudes de facturaenviadas a los clientes cada cinco (5) días hábiles y en aquellos casos en los que, pasado el lapso indicado, no se reciba la factura solicitada, se le realizara un re-envío del primer email de notificación indicado en el asunto que es el “SEGUNDO ENVIO”; así mismo se colocara el respectivo Status en ControlBox para estos casos en el archivo de Status para guías retenidas (“STATUS PARA GUIAS QUE NO SEHA RECIBIDO LA FACTURA POR PARTE DEL CLIENTE. EL MISMO DEBE COLOCARSE A LOS 5 DIAS HABILES DE LA PRIMERA NOTIFICACION”). Esto se hará cada cinco días hábiles y se estará re-enviando vía e-mail la solicitud de factura y colocando el status en el controlbox hasta recibir respuesta u otra instrucción.
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Colocar el respectivo status en ConrolBox cuando se reciba la factura. Ver status en el archivoStatus para guías retenidas

3) En caso de que se constante mediante factura que el paquete efectivamente es bajo valor, se procederá a emitir un e-mail dirigido a alberto.lugo@seravila.net, leidy.vega@seravila.net y leidy.berroteran@seravila.net; con copia a yajaira.narvaez@seravila.net, damiana.avila@seravila.net, y clara.chavez@seravila.net
4) Una vez recibida la factura se procederá a lavaloración y calculo de impuestos, elaboración y envío de Cuenta Gastos vía e-mail al cliente. Todas las Cuenta Gastos elaboradas y enviadas a los clientes deben enviarse al Departamento de Facturación acompañado por su respectivo Registro de Pago. El cálculo de impuestos se realizara en la plantilla programada para tal fin y la Cuenta Gastos se realizara según formato establecido.
5) A cada una de las...