manual de transferencia

MINISTERIO DE AGRICULTURA
PROYECTO ESPECIAL PICHIS PALCAZU

Junio 2,011
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PRESENTACION
El presente Manual de Procedimientos Archivísticos, es un instrumento
de gestión archivística que ha sido elaborado teniendo en consideración
la normatividad vigente emitida por el Archivo General de la Nación, ente
rector y central del Sistema Nacional de Archivos.
Comprende los siguientesprocedimientos:
1.
2.
3.
4.
5.

De transferencia de documentos.
De organización de documentos.
De selección y eliminación de documentos.
De conservación de documentos
De servicio archivístico.

En el presente Manual, se detalla la manera sistemática de etapas y
acciones a realizar en cada nivel de archivo del Proyecto Especial Pichis
Palcazú, asimismo, se han diseñado formatos quefacilitan su aplicación.
Su cumplimiento será de beneficio para la institución, porque permitirá
mantener centralizado y organizado todo el Acervo Documental existente
en el PEPP; garantizando su incremento, conservación y su acceso a fin
de cumplir con el servicio oportuno y eficiente.
La información contenida en el referido manual será complementada,
enriquecida y/o actualizada a solicitud de laOficina de Administración
conforme las circunstancias lo requieran en concordancia con la Directiva
Nº 001-2010-AG-PEPP/OPP.

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INDICE

Pág.
Presentación
Índice
I.
Introducción
II.
Concepto
III.
Objetivos
IV.
Finalidad
V.
Alcance
VI.
Base legal
VII. Funciones del Sistema
Conformación y Relación del Sistema Institucional de
VIII.
Archivo
IX.
Órganos Consultivos
X.Obligaciones que establece el Sistema
XI.
Procedimientos Archivísticos:
Procedimiento Nº 01
Transferencia de Documentos
Flujograma
Anexo 01: Inventario de Transferencia de Documentos
Anexo 02: Inventario - Registro

5
5
5
5
6
6
7
7
8
9
10 - 14
11
13
14

Procedimiento Nº 02
Organización de Documentos
Flujograma

15 - 16

Procedimiento Nº 03
Selección y Eliminación deDocumentos
Selección de Documentos
Eliminación de Documentos
Flujograma
Anexo 03: Tabla General de Retención de
Documentos
Anexo 04: Índice Alfabético del Programa de Control
de Documentos 23
Anexo 05: Inventario General de Documentos a
Eliminar
Anexo 06: Inventario Registro
Anexo 07: Acta de Comité Evaluación de Documentos

17 - 26

Procedimiento Nº 04
Conservación de Documentos27 - 28

Procedimiento Nº 05
Servicio Archivístico

29 - 36

16

17
18
20
21
23
24
25
26

3

Préstamo de Documentos
Expedición de Copias
Flujograma
Anexo 08: Solicitud de Servicios Archivísticos
Anexo 09: Préstamo de Documentos
Glosario de Términos

Pág.
30
30
32
33
35
37

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS DEL PROYECTO
ESPECIAL PICHIS PALCAZÚ (PEPP)I.

INTRODUCCION:
El presente Manual describe las etapas y las acciones
administrativas archivísticas relacionadas con los documentos de las
diferentes dependencias del Proyecto Especial Pichis Palcazú.
La administración de documentos y archivos, comprende una serie
de procedimientos relacionados entre sí, que requieren un
tratamiento uniforme y un respaldo que garantice su cumplimiento.El presente Manual es el reflejo de la existencia del Sistema de
Archivo Organizacional, el cual se rige bajo el marco de la
legislación archivística nacional, en especial de las normas técnicas
emitidas por el Archivo General de la Nación, órgano rector del
Sistema Nacional de Archivos.

II.

CONCEPTO:
El sistema de archivos del Proyecto Especial Pichis Palcazú, es el
sistema encargadode regular e integrar técnica, normativamente el
funcionamiento de los diferentes niveles de archivo, mediante, la
aplicación de normas, directivas u otras disposiciones que
garanticen el correcto tratamiento, conservación y servicio del
patrimonio documental del PEPP.

III.

OBJETIVOS:
1. Mantener organizado los documentos en el nivel de archivo que
les corresponde, de acuerdo a las...