Manual de uso del correo electronico

Manual de uso de correo electrónico

Facultad de Humanidades y Ciencias Sociales Programa Lenguas Modernas Modelos de Comunicación Organizacional II Docente: Héctor Tavera Alumnos: Diana Milena Rodríguez, Paola Cáceres, Julieth Vega, Diego Bastidas, Javier Andrés Barrera Fecha: Agosto 20 de 2009

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La comunicación ha logradoimportantes avances gracias a la tecnología. Sin duda alguna, desde 1876 y gracias a la invención del teléfono por Graham Bell y el telégrafo de Morse en 1836, las comunicaciones dejaron de ser locales para convertirse en globales. Hacer una llamada telefónica fue el primer gran paso, al igual que enviar un mensaje codificado a través del telégrafo. Muchos años han pasado y bastantes inventos sehan presentado. El cine, La televisión y la radio son medios de entretenimiento pero también han contribuido de manera directa al avance en la comunicación. La computadora, creada inicialmente para programar funciones y manejar información, dio pie a uno de los inventos más vanguardistas de los últimos tiempos: La Internet. , es posible acceder a millones de contenidos sobre miles de temas encualquier Gracias a la momento y lugar, pero sin lugar a dudas, uno de los mayores aportes que ha dado la red mundial es el poder comunicarse a través de mensajes de texto, audio e imágenes con otras personas. Todo sin incurrir en mayores gastos que el de una conexión de Internet bien sea telefónica, satelital o dedicada. Toda esta evolución nos ha permitido comunicarnos de manera más efectiva cadadía. Las teleconferencias, las videoconferencias y el chat son algunas versiones adaptadas de los medios básicos de comunicación modernos lo que nos permite cada día estar más en contacto con nuestro seres queridos, empleados, proveedores y socios comerciales. El correo electrónico posee características únicas. A diferencia de una llamada telefónica, una teleconferencia, una videoconferencia o unaconversación por chat, el e-mail es una herramienta desarrollada para lograr una comunicación escrita más directa y en algunos casos más formal. Permite a los usuarios dejar constancia de todo el proceso comunicativo y es ideal para acortar distancias y generar resultados. Su uso práctico no sólo se limita a las actividades laborales, también es muy importante en el plano personal. Un correoelectrónico es una herramienta de comunicación muy poderosa si es manejada de manera óptima. Este manual pretende ilustrar, de manera didáctica, como aprovechar las inmensas ventajas que posee la comunicación mediante el uso de los correos electrónicos. También pretende crear las bases de una cultura dentro de la organización que les permita comunicarse de manera clara, sencilla y principalmente,efectiva.
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Según Nancy Flynn1, “no escriba a alguien nada que no pueda decirle a la cara”. Esta es la regla de oro. Antes de enviar un mail a su destinatario considere si lo que va a escribirle sería mejor decírselo en unallamada telefónica o personalmente. Recuerde que la comunicación es entre personas y si se torna impersonal pues no dará los mejores resultados.
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No es conveniente que todo se deje por escrito a través de un e-mail. Tenga en cuenta que un correo electrónico puede ser leído por muchas personas bien sea por error o por intención del destinatario. He aquí algunos ejemplos: Se ha mandado uncorreo electrónico al gerente de área informándole que la empresa realizará una reestructuración de su área. La información es confidencial y sólo los directivos junto al gerente destinatario pueden saberlo, pero por error en el momento de digitar la dirección del gerente, se digita otra dirección. Resultado: el mail llega a una persona diferente y este comenta entre sus compañeros la información...