Manual del buen uso del correo electronico

MANUAL DE BUEN USO
DEL CORREO ELECTRÓNICO


INDICE

1. Introducción

2. Recomendaciones para la adecuada utilización del correo electrónico

3. ANEXO


1. Introducción
El correo es una poderosa herramienta empresarial que hay que usarla con criterio.
El correo electrónico en las empresas, que en sus comienzos era la panacea de una forma asincrónica de estar comunicados, se haconvertido en un sifón de información, muchas veces inútil y que quita mucho y valioso tiempo en el trabajo. A pesar de los filtros que se deben instalar para evitar el correo basura o spam, que evitan que estos lleguen al buzón, el mal uso del correo electrónico implica pérdida de productividad. ¿Y qué se traduce en el "mal uso" del correo.
La finalidad de este manual es la de informar y formara nuestros usuarios en las mejores prácticas sobre la adecuada utilización del correo electrónico.


2. Recomendaciones para la adecuada utilización del correo electrónico
Archivos adjuntos.
Se debe tener en cuenta el tamaño de los archivos, y comprimirlos siempre que sea posible (ver anexo).
Al enviar un archivo adjunto:
Indicaremos en el mensaje el contenido de dicho archivo con el finde evitar que el destinatario pueda pensar que es un virus.
Recepción de mensajes.
No se deben abrir mensajes no esperados, sobre todo aquellos que contengan archivos adjuntos y mas aun si provienen de personas desconocidas. Podría tratarse de un virus.
Recomendamos fuertemente desactivar la función de “vista previa” en clientes de correo como Outlook para evitar la intrusión de virus.
Buzónde correo.
El tamaño de su buzón de correo es limitado. Elimine mensajes (descargue los adjuntos e imprima el contenido del mensaje si lo necesita) y vacíe la papelera siempre que sea posible.
Correo personal.
Para asuntos personales, emplee otra cuenta de correo electrónico (puede obtener una cuenta gratuita en multitud de sitios web con este fin), primero, No es ético, segundo ayuda a reducirel volumen de correo de su buzón.
Correo basura.
El spam o correo basura son los mensajes no deseados que hacen referencia a publicidad, pudiendo además contener virus. Estos mensajes deben eliminarse sin ser leídos para evitar el aumento de la cantidad de dicho correo basura en el buzón así como la posibilidad de intrusión de virus en el sistema. Existe la opción de marcarlos como correoelectrónico NO deseado.
Correo no solicitado.
Debe evitarse el reenvío de correo no solicitado (cadenas de mensajes, rumores, publicidad, etc.).
Dirección de correo.
Se debe proporcionar la dirección de correo con moderación. Utilizar otra cuenta (una gratuita, por ejemplo) para el registro en páginas web, ya que podrían enviar publicidad no deseada.
Asunto.
Se debe indicar en el campo “Asunto”una frase descriptiva del mensaje, para facilitar no sólo la lectura sino también la clasificación y recuperación posterior al destinatario.
Firmas automáticas.
Deben ser lo más esquemáticas posible, sin incluir imágenes o información innecesaria.
Estilos.
No emplee estilos con fondos de mensaje ya que recargan el correo y pueden provocar problemas en el destinatario.
Limite el uso demensajes en formato HTML y los adornos innecesarios.
Cuando hablamos además de lo que decimos estamos transmitiendo información no verbal con nuestros gestos, nuestra actitud o nuestro tono de voz. Todos estos matices se pierden con la escritura, por lo que si no se está atento puede ocurrir que el destinatario entienda otra cosa diferente a la que queríamos decir. Hay que tener cuidado para no darlugar a malentendidos, sobre todo si no conocemos a la persona a la que estamos escribiendo. Para ello, debemos tener cuidado al poner MAYUSCULAS, palabras en negrita, texto en colores, uso de símbolos (por ejemplo el signo de admiración !!!), ya que esto se vería reflejado como si fueran nuestros gestos, nuestra actitud o nuestro tono de voz. Escribir en mayúsculas en un correo equivale a gritar....