Manual Del Organizador De Eventos Meeting Planners

Manual de organizador de eventos
Meeting planners:
El meeting planers es el encargado de efectuar estudios de eventos personalizados, teniendo en cuenta sus caracteristicas particulares.
Sus principales objetivos son:
* Pener a disposicion un un departamento de convenciones, insentivos, capacidad operativa de su empresa no lo permite a coste “0”.
* Darles a conocer alternativas en suprograma, aun disponiendo de recursos propios.
* Evitarles excesos de presupuesto/coste colaborando con servicios completos o parciales.
* Organizar y/o asesorar el evento en todas sus fases.
* Coordinar y/o facilitar todos los servicios necesarios.
* Ajustarse al presupuesto acordado.

Pasos a seguir:
* Estudiar las necesidades de acuerdo a las politicas de la empresa y/oentidad
* Interpreta los objetivos
* Analiza las ideas y proyectos relacionados con el evento
* Planifica el evento según el presupuesto
* Inicia y pone en marcha el proyecto del evento
* Da seguimiento al evento
* Cierra el ejercicio
* Realiza el informe final del evento
* Hace una valoracion global
El plan sera adecuado y exclusivo a las necesidades, el meetingplanners establece propuestas y cotizaciones, teniendo en cuenta los diversos servicios que nesecita como lo pueden ser: categoria de los hoteles, zona geografica, estrategia elegida etc.
Al tomar en cuenta todos estos puntos el meeting planners inicia la ejecucion del plan de accion efectuando la organización y la coordinacion de las acciones a seguir y/o supervisando los servivios necesariospara el buen desarrollo del evento
El meeting planners esta en disposicion de ejecutar y poner en marcha todos los estudios que realiza, según y bajo presupuesto.
Hay tres etapas en la realizacion de un evento las cuales tambien incluyen el proceso administrativon el cual se conforma de la siguiente manera:
pre evento | planeacion |
| organizacion |
evento | Direccion |
| control |Post- evento | evaluacion |
Pre evento:
Es determinar que se quiere alcanzar con la realización del evento. En el cual se incluyen dos procesos administrativos la planeación y la organización.
PLANEACION
Cómo alcanzar un objetivo, cómo lograrlo. Aquí comienza un proceso de toma de decisiones.
Planificar es imaginar un escenario futuro.
DECISIONES
 Estratégicas
 Tácticas
 Procedimientos uoperativas
ESTRATEGICA: ¿Qué queremos?
Plan para determinar qué vamos a hacer, por qué, para quién. Son decisiones fundamentales. Quienes toman estas decisiones son los capitalistas, los dueños o los representantes de la organización.
TÁCTICAS: ¿Cómo lo vamos a lograr?
Saber qué rumbo hay que seguir para lograr el camino estratégico. A veces es necesario definirlo con los parámetroscríticos de eficiencia (algo que varía poco, por ejemplo: tiempo, dinero) Estas decisiones son tomadas por los Gerentes o los Mandos Medios.
PROCEDIMIENTOS U OPERATIVOS: ¿Quién lo hace?
Importa la técnica, conocimientos, habilidades y destrezas del que realiza.
Comités de organización de eventos
Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por lo generalse forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.
COMITÈ DIRECTIVO
Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento en respuesta a lasnecesidades del congreso y sus participantes
ORGANIZACIÓN:
Para la realización de un evento es muy importante la organización en la cual se implican diversos factores entre los cuales destacan:
- creación y/o análisis de proyecto.
- confección del programa.
- propuesta y elección de menús de almuerzos y cenas (aperitivos, coffee break, etc...)
- propuesta de obsequios para los asistentes.
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