Manual Documentos Comerciales

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL GRUPO DE CORRESPONDENCIA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE MEDELLÍN
 
INTRODUCCIÓN

1. DEFINICIÓN
1.1. CORRESPONDENCIA EXTERNA
1.1.1. Correspondencia Externa Recibida
1.1.2. Correspondencia Externa Entregada

1.2. CORRESPONDENCIA INTERNA
2. DESCRIPCIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES
2.1. OFICIO
2.1.1. DEFINICIÓN
2.1.2. REQUISITOS
2.1.3.ZONAS
2.1.4. PARTES DEL OFICIO
2.1.5. ASPECTOS GENERALES
2.1.6. RECOMENDACIONES
2.2. ACTA
2.2.1. REQUISITOS
2.2.1.1. Requisitos generales
2.2.1.2. Requisitos específicos
2.2.2. ASPECTOS GENERALES

2.3. CIRCULAR
2.3.1. DEFINICIÓN
2.3.2. REQUISITOS
2.3.3. ZONAS
2.3.4. ASPECTOS GENERALES

2.4. COMUNICADO
2.4.1. DEFINICIÓN
2.4.2. REQUISITOS
2.4.3. ZONAS
2.4.4. PARTESDEL COMUNICADO

2.5. MEMORANDO
2.5.1. DEFINICIÓN
2.5.2. REQUISITOS
2.5.3. ZONAS
2.5.4. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO
2.5.5. NÚMERO DE REFERNCIA
2.5.6. FECHA
2.5.7. ENCABEZAMIENTO
2.5.7.1. Diligenciamiento de los datos del destinatario y remitente
2.5.7.2. Remitente o destinatario no titular
2.5.7.3. Asunto
2.5.8. TEXTO
2.5.9. DESPEDIDA
2.5.10. REMITENTE
2.5.11. LINEASESPECIALES
2.5.12. ASPECTOS GENERALES
2.6. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
2.6.1. DEFINICIONES
2.6.1.1. Certificado
2.6.1.2. Constancia
2.6.2. CLASIFICACIÓN
2.6.3. REQUISITOS
2.6.4. PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
2.6.5. ASPECTOS GENERALES
2.7. ELABORACIÓN DE SOBRES
2.7.1. DEFINICIONES
2.7.2. CLASIFICACIÓN
2.7.3. ZONAS
2.7.4. DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS EN EL SOBRE2.7.4.1. Datos del remitente
2.7.4.2. Datos del destinatario
2.7.5. ASPECTOS GENERALES

2.8. ELABORACIÓN DE HOJA DE TRANSMISIÓN POR TELEFAX
2.8.1. DEFINICIÓN
2.8.2. CONDICIONES GENERALES
2.8.3. REQUISITOS.
2.8.4. PRECAUCIONES
 
INTRODUCCIÓN
Este Manual para la elaboración y trámite de correspondencia, pretende unificar criterios y definir pautas para la elaboración, presentación ytramitación que se da interna y externamente a los documentos que se generan en la Universidad Nacional Sede Medellín, convirtiéndose en una valiosa herramienta que posibilite la normalización de los procesos al interior de la Sección de Archivo y Correspondencia.
Las normas aquí establecidas han sido elaboradas con base en las Normas Técnicas del ICONTEC y el "Manual de Correspondencia y Archivopara las Instituciones de Educación Superior" del ICFES y se han hecho ajustes acordes a los requerimientos de la Sección, pretendiendo contribuir con el mejoramiento Institucional, a través de la respuesta eficiente de las necesidades en cuanto a Correspondencia que tenga la Universidad.
Inicialmente se describe la normatividad para cada uno de los tipo documentales que se utilizarán en lascomunicaciones y luego se dan los pasos y normas para realizar los procesos.
Los ejemplos presentados se han tomado del Compendio de Normas Técnicas colombianas sobre Documentación del ICONTEC y pretenden dar mayor claridad a la normatividad propuesta.
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1. DEFINICIONES
CORRESPONDENCIA: Es la comunicación escrita entre dos o más personas.
1.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA
Es la que se cursaentre la Sede y otras entidades o particulares. Además entre funcionarios de la misma, siempre que se encuentren localizados en diferente ciudad, o con sus empleados cuando se refiera a relaciones laborales.
Es decir que las cartas que la institución recibe o envía a dependencias de la misma, (facultades, centros, institutos, etc.) situados en otras ciudades o a sus empleados en lo relativo a suvínculo laboral, se consideran correspondencia externa.
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Según su origen y destino la correspondencia externa se divide en:
1.1.1 Correspondencia externa recibida: Es la que llega a la Sede por medio del servicio de mensajería, entrega personal, apartado aéreo, fax y correo electrónico.
La correspondencia externa recibida es oficial ò particular:
Oficial: Se refiere exclusivamente a...