MANUAL EVENTOS

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

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DEFINICIÓN DE UN EVENTO

 Responde a las siguientes preguntas:
•
•
•
•
•
•
•
•
•

¿Qué vamos a hacer?
¿Cuáles son sus objetivos?
¿Cuándo lo vamos a hacer?
¿Dónde lo vamos a hacer?
¿A quiénes vamos a convocar?
¿A quiénes vamos a invitar?
¿Cuánto nos constará?
¿Con qué recursos contamos?
¿A quién debemos informar?

 EN SÍNTESIS, QUÉ OBJETIVOS QUEREMOS LOGRAR

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¿QUÉVAMOS A HACER?

•
•
•
•
•
•
•
•
•

Congreso
Simposio
Lanzamiento
Rueda de prensa
Celebración social
Ceremonia de carácter deportivo
Feria o exposición
Sala de ventas
Show Room

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OBJETIVOS

 Se escriben en infinitivo
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Vender
Informar
Educar
Actualizar
Motivar
Promover
Certificar
Avalar
Evaluar

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¿CUÁNDO?

 Tener en cuenta que hay fechas difíciles: Diciembre
• Víspera dedías de fiesta
• Víspera de vacaciones
• Cuando hay grandes eventos de ciudad
• Para cocteles, nunca lunes o viernes
• Revisar agenda de ciudad

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¿DÓNDE?

 Evaluar diferentes alternativas como:
•
•
•
•
•
•
•

Teatros
Auditorios
Centros universitarios
Centros de exposiciones
Aulas
Hoteles
Clubes sociales

 Hay que tener en cuenta:
•
•
•
•
•

Capacidad del lugar
Recursos con que cuenta
Cercanía yfacilidades de transporte
Accesibilidad
Tarifas

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¿A QUIÉNES VAMOS A CONVOCAR?

• Estudiantes
• Profesionales
• Líderes sociales
• Empresarios
• Amas de casa
• Autoridades civiles, militares o eclesiásticas
• Jóvenes
• Niños
• Con costo o sin él

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¿A QUIÉNES VAMOS A INVITAR?

• Docentes
• Ponentes
• Conferencistas
• Autoridades
• Medios de comunicación
• Comunidad
• Público en general

8EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO

• Definir los ítems dependiendo el tipo de
evento

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¿CON QUÉ RECURSOS CONTAMOS?

• Técnicos: propios o contratados
• Humanos: propios o contratados
• Económicos: existen o hay que conseguirlos

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TRABAJO POR GRUPOS O COMITÉS

 Se trata de establecer equipos de trabajo que se responsabilicen de
actividades específicas
• Comité Coordinador: es el directoresponsable de la realización del
evento; opera como una junta directiva y toma decisiones macro.
• Comité Financiero: es el responsable de la consecución y administración
de los recursos, sean éstos propios o conseguidos mediante patrocinios,
donaciones u otros
• Comité de Logística: responde a los cómos del evento
• Comité de Protocolo: responsable del cumplimiento de normas y
procedimientos
• ComitéAcadémico: responsable de conseguir conferencistas,
facilitadores, panelistas, etc.
• Comité de Comunicaciones: responsable de la divulgación y convocatoria
al evento.
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PRE-EVENTO

•

Conocer el lugar

•

Evaluar accesos

•

Evaluar sistemas de seguridad

•

Recursos

•

Posibilidades

•

Diseño del espacio

•

Ubicación de banners, pendones y material publicitario
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. . . PRE-EVENTO

Establecer cantidad, proveedores y responsables
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Diseño e imagen del evento, campaña gráfica
Diseño del material publicitario
Tarjetas de invitación (físicas y vía correo electrónico)
Banners / Lonas
Material POP
Publicidad exterior (ATL)
Formularios de inscripción
Certificados
Material para toma de notas
Carpeta
Memorias
Regalos
Correo electrónico

. . . PRE-EVENTO

•
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•
•
••
•
•
•
•
•
•
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•

Camisetas
Lugar
Sonido
Iluminación
Backing
Avisos de prensa y revistas
Construcción de bases de datos
Diseño de escenografía
Distribución material POP
Telemercadeo de confirmación y asistencia
Estrategia de divulgación en medios masivos
Inscripción al evento
Fotografía y video
Maestro de ceremonias (hombre, mujer o ambos)
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MUY IMPORTANTE

•

Construir una base de datos propiacon posibles proveedores, operadores
de eventos, recursos varios

•

Elaborar una agenda minuto a minuto

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RECURSOS TÉCNICOS

•

Sonido

•

Luces

•

Micrófonos (de pie, de solapa, alámbricos, inalámbricos)

•

Video Wall

•

Pantallas Led

•

Computadores

•

Extensiones
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PRECEDENCIAS

•

•

•

La precedencia en las organizaciones, se refiere a la jerarquía que tienen
las personas,...