Manual Fondo de Caja Chica



1. OBJETIVO
Establecer las normas institucionales que regulen los procedimientos para la administración del Fondo Fijo para Caja Chica que se efectúen dentro de la Entidad, de conformidad con los principios y criterios de austeridad, transparencia y racionalidad del gasto, determinando las responsabilidades de las diferentes Unidades Orgánicas que intervienen en su ejecución.


2.ALCANCE
Las normas y procedimientos establecidos en la presente directiva deben ser aplicadas y cumplidas obligatoriamente por el Área de Tesorería de la oficina Administración y supervisado su cumplimiento por el Órgano de Control Institucional.


3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES
La presente Manual podrá ser modificada y actualizada por efectos de la evaluación periódica de su aplicación,para el Área de Tesorería vinculadas a los referidos procesos y procedimientos presentarán la correspondiente propuesta fundamentada a la Oficina de Administración, la que una vez evaluada será remitida a la Dirección de la Entidad, para su correspondiente modificación y trámite de aprobación.


4. DISPOSICIONES GENERALES


4.1. Responsables de la conducción de los Procesos de uso delfondo fijo para caja chica Es responsabilidad del Jefe de Administración, a través del Área de Tesorería, de realizar la conducción de los procesos para la administración del Fondo Fijo para Caja Chica de la Entidad.
La autorización de pagos en efectivo corresponde al Jefe de dministración y, quien puede delegar esta facultad sin perjuicio de su responsabilidad.
El Tesorero es el responsable dela Administración del Fondo, aplicando las normas vigentes.
El Tesorero, es responsable de la custodia del efectivo, documento y archivos del mismo, por lo que deberá guardar éstos en las instalaciones físicas y en muebles especiales, los que deberán contar con la protección y cerraduras adecuadas, así
como adoptar las medidas de seguridad necesarias para el cobro de los cheques y el trasladodel efectivo.
4.2. Precisiones respecto al manejo del fondo fijo para caja chica


4.2.1 El Fondo fijo para caja chica, es un monto permanente y renovable utilizado,
generalmente, para efectuar gastos menudos que demanden su cancelación

inmediata o que, por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.4.2.2 Está prohibido utilizar los recursos del Fondo Fijo para caja chica
a) Realizar adelantos de remuneraciones y préstamos o cualquier tipo de
gasto de remuneraciones.
b) Pagos de Honorarios Profesionales.
c) Efectuar el cambio de cheques personales por cualquier concepto o
circunstancia.
d) Realizar pagos diferentes al consignado en el Vale Provisional.
e) Efectuar pagosprogramados mediante otra modalidad.
f) Atender las solicitudes de gastos con cargo al Fondo, en los casos de
compras y/o contrataciones programables, bajo responsabilidad
económica del funcionario solicitante.
4.2.3 Los gastos no considerados en la presente directiva no serán reconocidos, con
excepción de los gastos que se incurran por fuerza mayor y que cuenten con
la debida autorizacióndel Director de la Entidad.
4.2.4 Está prohibido presentar como sustento de gastos facturas, boletas y/o ticket
cancelados con tarjetas de crédito.

4.2.5 El documento sustentatorio para la apertura del Fondo es la Resolución
Directoral en la que se señala, entre otros:

- El responsable único de su administración, así como los responsables a
quienes se encomiende el manejo de partede dicho fondo;
- El monto total del Fondo y monto máximo para cada adquisición, y
- Los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas debidamente
documentada.


4.2.6 El monto del Fondo de la entidad, será establecido y/o modificado a
propuesta de la oficina de Administración, teniendo en cuenta el flujo
operacional de los gastos y las posibles contingencias.
4.2.7 La...