MANUAL FONDOS
Páginas: 6 (1395 palabras)
Publicado: 18 de septiembre de 2014
GUIA DE PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE
CAJA CHICA
Objetivo:
El fondo será destinado exclusivamente para gastos urgentes como: adquisición de suministros y materiales que no existen en stock de bodega, útiles de aseo, fotocopias, correos y otros pagos de bienes y servicios que no tiene el carácter de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques.
6º El fondo deCaja Chica podrá usarse únicamente para gastos en las partidas de materiales, suministros y servicios no personales urgentes e imprevisibles.
Atender gastos pequeños y urgentes en efectivo por montos menores o iguales a 20.000,00 (Veinte Mil Bolívares), tales como :
Pasajes urbanos
Taxi
CorreoS
Viáticos
Envios y Encomiendas
Alimentación o comida (sujeto a análisis…)
Reembolsos defacturas por compras menores o iguales a 20 Unidades Tributarias (20*127=2540+IVA=2844,80 Bs.) (por asuntos de índole tributario)
1. Anticipos para compras de bienes o servicios.
2. Efectivización de cheques personales.
3. Préstamos al personal
4. Anticipos de viaje.
5. Compra de alimentos o comidas
6. Facturas, Notas de Venta a Nombre de Empresa Socalista La Nueva Juventud, C.A.
7. Fraccionarcompras para realizar pagos por caja chica.
Requisitos para la Validacion de Facturas
a) Factura original a nombre de la EMPRESA SOCIALISTA LA NUEVA JUVENTUD, C.A., indicando los bienes y servicios adquiridos y la fecha de adquisición.
b) Sello de cancelación en la factura, con la firma laempresa o persona natural proveedora.
c) La factura no debe contener borrones, tachaduras oalteraciones que hagan dudar de su legitimidad.
ch) Toda factura deberá estar aprobada por la ADMINISTRADORA O EL GERENTE DE LA EMPRESA SOCIALISTA LA NUEVA JUVENTUD, C.A.
d) En la factura se deberá indicar “pagado por Caja Chica”, para lo cual se podrá confeccionar un sello.
e) En caso que la casa comercial no cuente con factura, se deberá confeccionar una boleta especial con los datos básicos y lafirma, nombre y cédula del beneficiario.
F) La entrega de efectivo debe hacerse por medio de “vales provisionales” que deben tener fecha, monto nombre y firma de la persona que recibe el dinero. El vale debe permanecer en la Caja hasta que se presente la liquidación del dinero entregado
Monto del Fondo:
El monto del fondo serà autorizado por el Presidente de acuerdo a las necesidades decada oficina.
Responsable:
La persona responsable del manejo y custodia del fondo de caja chica es la persona asignada en el acta y que constará como custodio de la misma
Procedimiento :
APERTURA O INCREMENTO DE CAJA CHICA
La Presidente es la única persona con autoridad para aprobar la apertura o incremento del Fondo de caja chica.
REEMBOLSO DE LA CAJA
La solicitud deReposición del fondo de Caja Chica, se efectuará cuando los gastos alcancen el 75 % del monto establecido, previo la presentación de Formulario “Solicitud de Reposición de Caja Chica”, al que se adjuntará en originales: Vale de Caja Chica, Orden Administrativa y Factura, que justifique el pago realizado.
Para solicitar un reembolso de caja chica :
1. Los gastos que cubre caja chica son montosde hasta 10.000.00 Bs, caso contrario deben solicitar un reembolso con cheque.
2. La documentación soporte para un pago de Caja Chica es la siguiente:
a) Factura a nombre del empleado NO a nombre de la Empresa.
b) En los casos que no se pueda obtener factura o comprobante de venta legal, se utilizará el Vale de Caja (taxis), para sustentar el gasto, para lo cual deberá observar lo siguiente:1.) Fecha en la cual realizó el pago.
2.) Valor de la compra en números y letras.
3.) Descripción clara y concisa del gasto (no se aceptará conceptos como varios, diversos, etc.)
4.) Firma y número de cédula de identidad, de la persona a la cual se realizó el pago o la huella digital.
5.) Aprobación del vale de Caja por parte de la Administradora o Gerente General.
Mediante el fondo de...
CAJA CHICA
Objetivo:
El fondo será destinado exclusivamente para gastos urgentes como: adquisición de suministros y materiales que no existen en stock de bodega, útiles de aseo, fotocopias, correos y otros pagos de bienes y servicios que no tiene el carácter de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques.
6º El fondo deCaja Chica podrá usarse únicamente para gastos en las partidas de materiales, suministros y servicios no personales urgentes e imprevisibles.
Atender gastos pequeños y urgentes en efectivo por montos menores o iguales a 20.000,00 (Veinte Mil Bolívares), tales como :
Pasajes urbanos
Taxi
CorreoS
Viáticos
Envios y Encomiendas
Alimentación o comida (sujeto a análisis…)
Reembolsos defacturas por compras menores o iguales a 20 Unidades Tributarias (20*127=2540+IVA=2844,80 Bs.) (por asuntos de índole tributario)
1. Anticipos para compras de bienes o servicios.
2. Efectivización de cheques personales.
3. Préstamos al personal
4. Anticipos de viaje.
5. Compra de alimentos o comidas
6. Facturas, Notas de Venta a Nombre de Empresa Socalista La Nueva Juventud, C.A.
7. Fraccionarcompras para realizar pagos por caja chica.
Requisitos para la Validacion de Facturas
a) Factura original a nombre de la EMPRESA SOCIALISTA LA NUEVA JUVENTUD, C.A., indicando los bienes y servicios adquiridos y la fecha de adquisición.
b) Sello de cancelación en la factura, con la firma laempresa o persona natural proveedora.
c) La factura no debe contener borrones, tachaduras oalteraciones que hagan dudar de su legitimidad.
ch) Toda factura deberá estar aprobada por la ADMINISTRADORA O EL GERENTE DE LA EMPRESA SOCIALISTA LA NUEVA JUVENTUD, C.A.
d) En la factura se deberá indicar “pagado por Caja Chica”, para lo cual se podrá confeccionar un sello.
e) En caso que la casa comercial no cuente con factura, se deberá confeccionar una boleta especial con los datos básicos y lafirma, nombre y cédula del beneficiario.
F) La entrega de efectivo debe hacerse por medio de “vales provisionales” que deben tener fecha, monto nombre y firma de la persona que recibe el dinero. El vale debe permanecer en la Caja hasta que se presente la liquidación del dinero entregado
Monto del Fondo:
El monto del fondo serà autorizado por el Presidente de acuerdo a las necesidades decada oficina.
Responsable:
La persona responsable del manejo y custodia del fondo de caja chica es la persona asignada en el acta y que constará como custodio de la misma
Procedimiento :
APERTURA O INCREMENTO DE CAJA CHICA
La Presidente es la única persona con autoridad para aprobar la apertura o incremento del Fondo de caja chica.
REEMBOLSO DE LA CAJA
La solicitud deReposición del fondo de Caja Chica, se efectuará cuando los gastos alcancen el 75 % del monto establecido, previo la presentación de Formulario “Solicitud de Reposición de Caja Chica”, al que se adjuntará en originales: Vale de Caja Chica, Orden Administrativa y Factura, que justifique el pago realizado.
Para solicitar un reembolso de caja chica :
1. Los gastos que cubre caja chica son montosde hasta 10.000.00 Bs, caso contrario deben solicitar un reembolso con cheque.
2. La documentación soporte para un pago de Caja Chica es la siguiente:
a) Factura a nombre del empleado NO a nombre de la Empresa.
b) En los casos que no se pueda obtener factura o comprobante de venta legal, se utilizará el Vale de Caja (taxis), para sustentar el gasto, para lo cual deberá observar lo siguiente:1.) Fecha en la cual realizó el pago.
2.) Valor de la compra en números y letras.
3.) Descripción clara y concisa del gasto (no se aceptará conceptos como varios, diversos, etc.)
4.) Firma y número de cédula de identidad, de la persona a la cual se realizó el pago o la huella digital.
5.) Aprobación del vale de Caja por parte de la Administradora o Gerente General.
Mediante el fondo de...
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