Manual para dhl

 
INTRODUCCIÓN

La gestión cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de documentos que requieren una disposición que permita a los usuarios acceder a ello cuando así lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de ubicación, localización e identificación de cada unidad documental cuando ellas se encuentren en los depósitos de archivo.

METODOLOGÍA

La elaboración de lasTablas de retención Documental se basó en la estructura orgánica funcional de DHL, permitiendo el diagnóstico, la investigación, plan de acción y la propuesta de las Tablas de retención Documental.
A través del estudio cuantitativo y cualitativo a nivel archivístico y de conservación se identifica y analiza la situación real de los archivos de gestión y la conservación de documentos frente a losdiferentes factores internos y externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se debe actuar. Dependiendo de características tales como tamaño de la organización, volumen documental, naturaleza y uso de la información.
Los Elementos a evaluar son el talento humano, recursos documentales y procedimiento permitirá reunir todos los datos que se puedan extraer relacionadas conlos antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo acumulado en estudio. Los datos deberán aportar información sobre el acervo documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la información, conservación, cantidad, ubicación y estado físico.
1.1 DEFINICIÓN
Es un producto de análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o seriesdocumentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
1.2 OBJETO
El objetivo de la tabla es de servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional mediante la aplicación de criterios archivisticos que permitan realizar el plan de transferencia secundaria.
1.3 ALCANCEProporcionar el instrumento dentro del programa de gestión documental y que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado y se convierte en la guía para la organización, selección y expurgo de los documentos, y se constituye en las bases de las respectivas transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.
1.4 IMPORTANCIA
1. Identificar y reflejar las funciones de laorganización
2. Integrar el proceso archivístico para el manejo de los documentos
3. Permitir identificar los documentos que sirven de gestión
1.5 DISPOSICIONES FUNDAMENTALES
La tabla de retención va a permitir definir criterios y procedimientos para la valoración, retención, desincorporación, expurgo y transferencia documental de los archivos, a los fines de realizar la organización yactualización de la

Información almacenada, hacerla manejable, facilitando su gestión y acceso por parte de los usuarios.
1.6 VALORACION DOCUMENTAL
Es el proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios del documento con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

VALORES DEL DOCUMENTO
INTERESAN A LAENTIDAD PRODUCTORA


PRIMARIOS



ASPECTOS  Administrativo
 Legal
 Fiscal
 Contable
 Técnico


EXISTEN  su tramite
 Su vigencia
 Su plazo precaucional




SECUNDARIOS
INTERESAN A LA INVESTIGACION Y A LA HISTORIA

CLASIFICACION PARA  Predecible
 Evidenciable
 No predecible

1.7 DISPOSICIÓN LEGAL
LEY ORGANICA DEADMINISTRACIÓN PÚBLICA gaceta oficial Nº 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001. DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
Artículo 151
Características específicas de los archivos de gestión, la obligatoriedad de la elaboración y adopción de las tablas de retención documental, en razón de la distinta cronología documental. El tratamiento que recibirán los documentos de los registros públicos, notarias y...