Manual Para El Manejo De Archivos

Manual para el manejo de equipo y materiales de una empresa




Este manual esta hecho con el fin de lograr la efectividad de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material específico que se utiliza:
* Archivadores
* Gavetas
* Guías
* Carpetas
* Expedientes
Así como la herramienta más moderna producto del avancetecnológico en el mundo de hoy: la computadora, pues en esta se crea y abre directorios que nos permiten localizar rápidamente cualquier documento que se haya generado en nuestra oficina.

Este manual será muy útil para toda aquella persona que desee aprender fácilmente fundamentos básicos de la Archivonomía ya que sino existiera esta ciencia las cosas estarían desordenadas y no se encontraríafácilmente un documento cuando fuera necesario; es por ello que hemos realizado este sencillo manual indicando como, cuando y donde se deben utilizar los distintos materiales de una oficina así mismo indicando también para que sirven y algunas ilustraciones que servirán de base para aclarar algunos conceptos.

Esperando sea de su agrado y pueda servir en el futuro para consultas de tipo escolar.Tomando para la realización de este trabajo 11 horas de mucho esmero y responsabilidad.



Hace muchos años los documentos se guardaban apilándose unos sobre otros en forma de libro. Algunas otras eran colocadas sobre un clavo conocido como espigón. No es de extrañar que fuera difícil encontrar el papel que se necesitaba, espor ello que a raíz se este problema surgieron los Archivadores
ARCHIVADOR: mueble de oficina o carpeta para archivar documentos
La mayor parte de los archivadores son de metal especialmente de acero.
Los archivadores sirven para:
* Ahorrar tiempo:
Esto significa que El equipo y los materiales deben diseñarse de tal manera que quienes manejen los documentos no hagan movimientosinnecesarios
* Proporcionar protección adecuada a los documentos:
Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido, otros deben ser a prueba de incendios
* Conservar espacio:
Los archivadores deben diseñarse de tal manera que no ocupen más espacio de lo necesario

Estructura de un archivador

Tipos de archivadores

Archivador Vertical
Consiste en la colocación delos papeles sobre un extremo y dentro de una carpeta sostenida por guías. Además de mantener los documentos en mejores condiciones, este archivador permite un manejo mas fácil y rápido de cada documento y ocupa menos espacio.

Archivador de correspondencia
Deben tener deslizadores telescópicos para proporcionar sostén a las gavetas cuando estén totalmente extendidas. Los deslizadores también semueven sobre cojinetes o rodillos de nylon de tal manera que se puedan abrir y cerrar fácilmente con una mano.
Los documentos deben estar firmes dentro de las gavetas para que se sostengan verticalmente por medio de los bloques de seguimiento, y que se utilizan para sostener y comprimir los documentos.GAVETA: cajón corredizo que hay en los archivadores.

Capacidad de las gavetas
El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la trasera. La capacidad máxima es de
5000 documentos, incluyendo las guías y las carpetas necesarias, para que su funcionamiento sea más eficiente espreferible no colocar mas de 4000 documentos en cada gaveta, ya que si quedan demasiado apretados es difícil extraer los expedientes.

Títulos para las gavetas de un archivador
Con el fin de que se puedan identificar rápidamente su contenido, cada gaveta debe estar adecuadamente rotulada. En la parte delantera del archivador hay un porta-rotulo llamado marbete el titulo de este indica las...