manual para ferias y exposiciones

LA SELECCIÓN Y PREPARACIÓN DEL PERSONAL QUE ATENDERÁ SU
LOCAL DE EXHIBICIÓN

La eficiencia y profesionalismo del personal que atenderá a los asistentes a la exhibición durante el evento, es determinante para la consecución de los objetivos y metas previamente fijados, y por consecuencia gran parte del éxito o fracaso que se obtenga, dependerá del esfuerzo realizado en este sentido.Esfuerzo por parte de su empresa al requerir de personal excepcionalmente
Motivado, capacitado y entrenado
La presentación de su empresa y de sus productos en una exhibición en un evento impone una carga de trabajo muy intensa y especial al personal encargado de atender a los visitantes durante la exposición. Dicho personal puede ser especialmente seleccionado de su propia compañía, o bientemporalmente contratado, en su país o donde se celebra la exhibición, también personal de su agente o representante en el país del evento.

Selección del personal
Por lo ya comentado, resulta claro que el personal que atenderá al público asistente a la exhibición deber ser seleccionado con mucho esmero. Antes que nada, debe nombrarse un coordinador con la autoridad para tomar todas las decisionesrequeridas durante el evento. Esta persona tendrá la representación oficial de su empresa y hará todo lo necesario para lograr los objetivos que se hayan fijado, cuidando de que el personal tenga clara idea de sus atribuciones personales y de los objetivos comunes.
Es conveniente que sea el coordinador quien se encargue de la selección del personal y de la determinación del número y características quedebe reunir en función de las cargas de trabajo previstas.
Equivocadamente, muchas empresas consideran como un premio para su personal el comisionarlos para que atiendan al público asistente a la exhibición en una feria/ exposición o evento. No se trata de unas vacaciones con gastos pagados, sino de un trabajo que exige gran esfuerzo psíquico, físico, una preparación y entrenamiento muyespeciales.
Por supuesto que debe notificarse al personal seleccionado con la debida anticipación para que puedan planear sus actividades personales y familiares de modo adecuado.

Características mínimas que debe reunir el personal seleccionado
Algunos de los requerimientos esenciales que deben exigirse al personal seleccionado para la exhibición durante el evento son:
Resistencia física, parasoportar cargas de trabajo de doce o más horas diarias durante varios días (siete a doce, normalmente).

Habilidades lingüísticas, para comunicarse eficientemente con extranjeros (no sólo conocimientos elementales de una lengua extranjera).


Personalidad y apariencia adecuadas, para representar dignamente a su empresa y sus productos. No confundir con el acartonado conservadurismo, ya que si suproducto va dirigido a un segmento de mercado joven e informal, será conveniente contar con personal joven, sonriente y de buena apariencia física.

Conocimiento del producto y de la empresa para que la respuesta a las preguntas que le hagan los visitantes sean contestadas con el conocimiento pleno de las ventajas competitivas de su producto y de los antecedentes y el entorno de la empresa dondese fabrica.


Por ultimo no es recomendable que haya una rotación del personal durante el evento.

Entrenamiento del personal seleccionado
Una vez elegido el equipo que atenderá la exhibición, es importante someterlo a un programa de entrenamiento que incluya tanto al personal permanente como al contratado temporalmente. Sean agentes de venta, intérpretes, recepcionistas o empleados de sucompañía, incluyendo por supuesto al coordinador, es recomendable que todos ellos participen en las sesiones de entrenamiento. Estas los ayudarán a conocerse recíprocamente y facilitarán la posible sustitución de unos por otros, si así se requiere durante la duración de la exposición.
Mientras más pronto y eficazmente se prepare al personal como un equipo, rápidamente actuará como tal, en...