Manual_para_la_confeccion_de_la_orden_de_compra_1249422596

INTRODUCCIÓN
Este manual está dirigido al usuario de la Proveeduría Institucional particularmente
al analista de la Sección de Contratación Administrativa. Este usuario es el
competente de acuerdo al rol que el sistema de seguridad le permite para la
elaboración de todas las órdenes de compra derivadas del proceso de
contratación administrativa que se realiza a diario en la ProveeduríaInstitucional.
Estos procesos tienen como objetivo la emisión de un documento de ejecución
contractual para el proveedor adjudicado de un proceso donde se le indica los
materiales o servicios que se le asignaron, el plazo de entrega o ejecución, las
cláusulas que se pactaron en el negocio, los precios pactados así como la
información básica que encabeza la orden como la dirección, teléfonos y la
informaciónpresupuestaria que indica la ejecución realizada.
Es importante señalar que antes de entrar al proceso de requisición, el usuario
debe conocer una serie de conceptos propios del sistema banner a fin de
familiarizarse con esta terminología y no dificultar las tareas de este proceso.
Durante el proceso conoceremos las formas de confección de la Orden de
Compra, las formas de consulta dedisponibilidad presupuestaria, resolver
problemas comunes que genera el sistema, así como consejos de utilidad.
FLUJO O ESQUEMA DEL SISTEMA BANNER FINANZAS
Ud está
aquí

El analista recibe toda la información de la requisición hecha anteriormente por
usuarios de sus organizaciones presupuestarias, asume el proceso
contratación desde la creación misma del trámite hasta la adjudicación de
artículos o serviciosy se encarga de la confección en banner de la orden
compra.

los
de
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CONCEPTOS GENERALES DE ESTE MANUAL
Orden de Compra
La Orden de Compra es un documento integral porque reúne la información básica
desde la requisición terminada y aprobada junto con el proceso de contratación

donde aporta la información del proveedor adjudicado. La orden de compra de
acuerdo a nuestra legislación secomporta como un contrato entre la
administración y el proveedor adjudicado al cual se le comprará los bienes y/o
servicios a precio determinado y el proveedor estará obligado a la entrega o a la
ejecución de un determinado servicio. Es por ello que para la existencia de la
orden de compra es esencial la ejecución de diferentes procesos previos para que
sean integrados con la orden.
Catálogo deCuentas FOCPAU.
Son el grupo de cuentas que reflejan todo el movimiento contable-presupuestario
del módulo de Finanzas de la Universidad en un momento determinado. Este
catálogo de cuentas tiene una estructura básica 4 elementos de información
financiera que alimenta los libros de Mayor, Diario y Compromisos constantemente
con el fin de mantener la contabilidad y sus operaciones al día. Estos 4elementos
que conforma el catálogo de cuentas son los siguientes:
Catálogo de Fondos
Indican la procedencia de los recursos, en la Universidad se les relaciona con los
“tipo de financiamiento” y controla cuentas de presupuesto y contabilidad, juntos
conforma una entidad contable con sus propias cuentas que lleva los estados
financieros y contables al día.
Catálogo de Organizaciones
Son las unidadesadministrativas que tienen actividad presupuestaria vigente
dentro de la jerarquía universitaria. No se debe confundir con las unidades
administrativas que conforma el organigrama institucional porque puede haber
unidades administrativas sin presupuesto asignado, este catálogo solamente
incluye las que tienen vida presupuestaria.
Son las llamadas “Unidades
Ejecutoras”.
Catálogo de Cuentas Contables
Sonlas cuentas de contabilidad que conforman el balance de situación (cuentas
de ingreso y egreso) y el balance general (cuentas de activo, pasivo y balance
general) con cargo débito y crédito.
Catálogo de Estructura Presupuestaria
Son los llamados “Códigos Presupuestarios” que utiliza la Universidad para definir
una actividad funcional universitaria por ejemplo un curso, una revista, un proyecto...