Manual para la elaboracion y gestion de contratos

GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATOS Y/O
CONVENIOS
ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS
DIRECCION DE ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS
ECP-DAB-G-019 Elaborado
30/11/2010
Versión:
4
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. OBJETIVO .................................................................................................................. 2
2. GLOSARIO................................................................................................................. 2
3. CONDICIONES GENERALES ........................................................................................ 3
3.1 GESTION ADMINISTRATIVA DE CONTRATOS .................................................................. 3
3.2 EJECUCION Y CIERRE DE CONTRATOS........................................................................... 3
3.3 DESIGNACION DEL ADMINISTRADOR Y LOS PROFESIONALES DE GESTIÓN DEL CONTRATO . 3
3.4 FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO ......................................................... 4
3.5 FUNCIONES DEL GESTOR ADMINISTRATIVO ................................................................... 6
3.6 FUNCIONES DEL GESTOR TECNICO DEL CONTRATO...................................................... 15
GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATOS Y/O
CONVENIOS
ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS
DIRECCION DE ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS
ECP-DAB-G-019 Elaborado
30/11/2010
Versión:
4
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1. OBJETIVO
Definir los roles y responsabilidades asociados a la Gestión técnica y la Gestión administrativa de los contratos y conveniosejecutados por un tercero , que asegure una actividad estandarizada, clara y con lineamentos transversales que permitan dar gobierno en cada uno de los asuntos que hacen parte de la administración de contratos.
2. GLOSARIO
ADMINISTRADOR DE CONTRATO: Trabajador de ECOPETROL designado para asegurar la correcta ejecución de los contratos alineados al cumplimiento de las obligaciones contractualespactadas entre contratista y contratante en lo relacionado entre otros, con asuntos laborales, jurídicos, financieros, de seguridad, cuidado del medio ambiente y de gestión integral de la información además del aseguramiento en el cumplimiento de las especificaciones técnicas.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA: Consiste en verificar, acompañar y velar por el cumplimiento de los requisitos pactadoscontractualmente en términos financieros, laborales, jurídico-contractuales, Higiene, Seguridad, Salud ocupacional, Medio Ambiente y de gestión integral de la información de los contratos y/o convenios en las etapas de ejecución, cierre y liquidación, para Ecopetrol y/o su grupo empresarial por parte de un tercero.
GESTIÓN TÉCNICA: Gestión propia o contratada cuyo alcance actual refiere a verificación,seguimiento, control y aseguramiento de la calidad de los bienes y servicios de las obras contratadas y por tanto el cumplimiento de las especificaciones técnicas pactadas contractualmente entre Ecopetrol y un tercero.
GESTIÓN DE RIESGOS: Manera organizada y estructurada de evaluar los efectos positivos y negativos en la toma de decisiones. Actividades de identificación de riesgos, evaluación,definición de acciones que prevengan, mitiguen o eviten la ocurrencia del riesgo y el control en la ejecución del plan de riesgos.
KICK OFF MEETING: Es la reunión de inicio formal de un proyecto o contrato entre el equipo encargado de la ejecución, el proveedor del servicio y el cliente o usuario final. Mediante ésta reunión se definen los términos contractuales en los cuales se basará dicha ejecución yque deberán ser controlados para garantizar el cumplimiento del objeto pactado.
PROFESIONALES DE GESTIÓN: Profesional propio o contratado responsable de la gestión administrativa y/o técnica de contratos encargado de verificar, acompañar y velar durante la ejecución por el cumplimiento de los requisitos u obligaciones administrativas y/o técnicas pactadas contractualmente.
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