MANUAL PARA LA ORGANIZACIO N DEL EVENTO

MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

a) Planeación


 Presentar a la Secretaría General, con un mínimo de 5 meses de anticipación:


 Tema del evento

 Programa de Actividades

 Programade acompañantes

 Programa turístico post-evento

 La propuesta de los temas de las conferencias, así como los nombres de los conferencistas y la institución de procedencia.
Todos estos elementosserán puestos a consideración y aprobación de los miembros de la Mesa Directiva.

 Elaborar los formularios correspondientes para la inscripción, reserva

hotelera, reserva y adquisición de lospaquetes turísticos post-evento y coordinación de itinerarios de vuelo.

b) Promoción y Difusión


 Elaborar un folleto promocional del evento en español e ingles para enviarlos al comitéoragnizador, con la finalidad de apoyar la labor de promoción de los eventos entre su comunidad empresarial.


 Elaborar y enviar, a través de correo electrónico, fax y correo ordinario, una carta invitaciónacompañada de los programas y formatos correspondientes, a todos los posibles asistentes al evento.


 Elaborar y enviar, a través de correo electrónico, fax y correo ordinario, una carta invitacióna todos los medios de comunicación locales y corresponsales extranjeros de los países invitados para que den cobertura a todo el evento y a las ruedas de prensa programadas.

Confirmar la asistenciade todos los participantes inscritos a las diversas actividades del evento.


 Confirmar la asistencia y cobertura de todos los medios de comunicación invitados al evento.


 Establecer una salaespecial para el desarrollo de las ruedas de prensa que se desarrollen dentro del marco del evento.


c) Hotel


 El hotel deberá contar con salones de congresos con capacidad suficiente pararealizar el evento, así como del equipo necesario para realizar eventos de alta calidad.


 Negociar con el o los hoteles una tarifa preferencial que deberá ser respetada mínimo hasta una semana antes...