Manual Para Oraganización De Eventos Socioculturales

Profesional Técnico Bachiller en Alimentos y Bebidas
“Organización de grupos y convenciones”


Manual
Organización de eventos Socioculturales

Índice:
Pág.

1.- Introducción | |
2.-Procedimientos a tomar en cuenta, según su área de aplicacióny alcance. | 3 |
2.1-Temática del evento | 3 |
2.2-Elaboración de cronograma | 3 |
2.3-Selección de un lugar de celebración | 4 |
2.4-Planeación de agendas | 5 |
2.5-Marketing y publicidad del evento | 5 |
2.6-Colaboración con patrocinadores | 5 |
2.7-Organización del personal y trabajo con los invitados especiales | 5 |
3.-Preparación, registro, acomodación, comentarios | 6 |5.- Detalles a tomar en cuenta para la organización de un evento | 6 |

Comités:
-Finanzas
-Publicidad
-Alojamiento
-Registro y recepción
-Transporte
-Servicios generales
-Ornato y rotulación

1.- INTRODUCCIÓN

Este manual ayudará a planificar de manera exitosa un evento sociocultural, desde definir la temática, hasta despedir al último invitado a éste.

Para la organización de unevento, se deben planear y preparar todos los aspectos que determinarán el que éste sea exitoso.

Es importante que en todas las actividades, se cuente con una programación o cronograma para que todo se desarrolle sin problemas. De esta manera se irán registrando los elementos con los que se cuenta y los que hacen falta, y así llevar un mejor control de la planificación del evento.

Existendiversos aspectos básicos que no deben faltar al momento de determinar y planear un evento. Dichos aspectos, se darán a conocer en el presente manual.

2.-PROCEDIMIENTOS A TOMAR EN CUENTA, SEGÚN SU ÁREA DE APLICACIÓN Y ALCANCE.

Primero que nada, se deben definir los objetivos básicos del evento:

* ¿Quién es el público?
* ¿Cuál es el tema del evento??
* ¿Dónde debe celebrarse?* ¿Por qué asistirá la gente?
* ¿Cuál es el programa?

2.1Temática del evento

Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán la organización, el público o participantes, invitados y la manera en que actúa en el mercado.
Es importante recordad que según la temática del evento, será en público que se esperará. También define los medios de divulgacióndel evento y las empresas candidatas a participar.

Al tratarse de un evento sociocultural, hay que recordar que la temática debe establecerse con fines recreativos y de convivencia, que difunda alguna expresión artística la cual sea capaz de motivar al público, justificando nuestro evento y definiendo los objetivos con el que éste se realiza.

2.2-Elaboración de cronograma

Una vez que hasido determinada la temática del evento, hay que elaborar un cronograma estableciendo las actividades que se realizarán y sus respectivas fechas.
Es recomendable elaborarlo con un año de anticipación, para distribuir las actividades, ateniéndonos a cualquier cambio.
El cronograma se realizará en tres etapas: antes, durante y después del evento, y cada una de ellas debe definir en cada conceptola fecha, actividad a realizar, personal involucrado y recursos necesarios para llevas a cabo dicha actividad.

2.3-Selección de un lugar de celebración

Ésta depende del alcance del evento. Puede determinarse por una estimación del número de personas que asistirán y las actividades que se planean realizar.
Es importante tomar en cuenta también la ubicación del lugar y las fechas en que serárealizado el evento para determinar si serán espacios cerrados o abiertos.

Tomemos en cuenta las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones en el recinto a elegir:

* Capacidad de mostrar carteles
* Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento.
* Disponibilidad de conserjes y puntos de información.
* Capacidad de la sala donde se...