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MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR
EVENTOS DE REUNIONES

ÍNDICE

PRESENTACIÓN PROPUESTA

2

1. REQUERIMIENTOS PREVIOS

3

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

14

3. ESTRUCTURA FINANCIERA

35

4. ETAPA PROMOCIONAL

42

5. ETAPA OPERATIVA

46

6. ETAPA DE CIERRE

53

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

55

8. ANEXOS

55

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MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR
EVENTOS DE REUNIONES

PRESENTACIÓN PROPUESTA

La siguiente metodología es una sugerencia de pasos a seguir, para la organización de
Eventos de Reuniones.

Pretende ser un apoyo de parte del Buró de Convenciones de Michoacán,
principalmente para los organizadores de eventos que no cuentan con los serviciosde
organizadores
profesionales en organización,
organización

de gran valor para el éxito de los congresos,

convenciones, ferias y viajes de incentivos.

El Buró de Convenciones de Michoacán cumpliendo con uno de sus objetivos respecto al
apoyo y asesoramiento de Asociaciones, Corporativos e Intermediarios en la realización
Asociaciones,
de sus eventos, presenta la siguienteherramienta que está situada para la par de
stá
parte
planeación y organización, etapas criticas para el éxito de un evento.
cr

Para su aplicación, es importante analizar aspectos especiales como: características,
objetivos, alcances, número, perfil y origen de los asistentes, fechas, instancias
participantes y oferta adecuada; puesto que en medida de sus requerimientos será la
adecuada
da
seradaptabilidad que se tenga que realizar de esta propuesta de planeación y
organización de eventos.

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EVENTOS DE REUNIONES

1. REQUERIMIENTOS PREVIOS.

1.1.

Enfoque, objetivos y nombre del evento.

Estos aspectos están totalmente relacionados por lo quees necesario definir cada uno
de ellos para tener un panorama claro de la definición del evento.
a) Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que está
dirigido el evento.
se
b) Objetivos del evento: aquí se va a definir que se pretende al realizar el evento, se
puede partir de un objetivo general y después enunciar algunos particulares. Los
objetivos debenser claros, alcanzables y medibles.
c) Nombre: esté debe indicar ciertas características, como las siguientes:
•

La Edición del evento.

•

El tipo de Evento que se llevará a cabo.

•

El área de estudio general al que está enfocado el evento.

Se debe tomar en cuenta para la selección del nombre, saber cuál será la temática o
problemática que se abordará en el evento. Esto debetener congruencia con el
enfoque y objetivo del evento.
Se sugiere que por cuestiones mercadológicas, que el nombre sea breve y que despierte
el interés de la persona que lo escuche. Es por lo tanto importante identificar el segmento
dentificar
de mercado al cual está dirigido el evento.
El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le dé por indagar
sobre el evento. Porlo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan.
Ambos atractivos y breves.

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EVENTOS DE REUNIONES
1.2.

Determinar Lugar y Fechas tentativas.

a) Lugar: esté se debe contemplar en base al número de asistentes esperados al
evento. Ademásde contar con una infraestructura adecuada que pueda
albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para
algunos aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.
b) Fecha: es un factor determinante para el éxito del evento, por lo que hay que
tomar en cuenta lo siguiente:
•

Tomar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la...