Manual prevalidador

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MANUAL DE USUARIO
PREVALIDADOR DE DATOS PARA
PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN
POR ENVÍO DE ARCHIVOS

Contenido

Introducción 3
1. ACCESO AL PREVALIDADOR 3
2.1. Pantallas iniciales 3
2.2. Pantalla de diligenciamiento 5
2. BARRA DE HERRAMIENTAS DEL PREVALIDADOR 6
3. ÁREA DE DILIGENCIAMIENTO 8
4. CUADRO DE AYUDAS YERRORES 9
4.1. Cuadro de Ayudas 9
4.2. Cuadro de errores 10
5. GENERACIÓN DE ARCHIVOS XML 11
Si al validar el archivo se encuentra algún error de forma, se presentará la siguiente pantalla con el listado de errores encontrados. Estos errores aparecerán en ingles dado que para este proceso se utilizan los procedimientos estándar para XSD, los cuales están en este idioma. 12

Introducción

Laherramienta que se presenta a continuación tiene como objetivo ayudarle a diligenciar y validar de manera correcta los diferentes formatos que deben remitirse a la DIAN, en cumplimiento de la responsabilidad legal de presentar la información por envío de archivos.

Esta herramienta constituye una ayuda para la conformación de los archivos con las especificaciones técnicas legalmenteestablecidas, sin embargo, su utilización en ningún momento exime al informante de la responsabilidad que se derive por errores de forma o de contenido de la información suministrada.

La ayuda ha sido diseñada en Excel para garantizar su accesibilidad facilitando la organización de la información, así como la inclusión, verificación, modificación y demás cambios que se generen antes de ser remitidaoficialmente. El prevalidador convierte los datos en archivos XML que son archivos planos requeridos para la transmisión de la información a través del aplicativo ubicado en la página Web de la DIAN.

El documento está organizado en cinco temas: el primero de ellos corresponde al acceso al prevalidador en donde encuentra las indicaciones de cómo utilizarlo adecuadamente y como desplegar yseleccionar el formato a utilizar; en segundo lugar se describe la barra de herramientas, que le permite navegar fácilmente en la ayuda; en tercer lugar aparecen las pantallas que lo guiarán en el área de diligenciamiento; el cuarto apartado hace referencia a los cuadros de ayudas y errores posibles que se puedan presentar durante la inclusión de los registros, y en quinto y último lugar se muestran laspantallas que lo guiarán en la generación de los archivos XML.

1. ACCESO AL PREVALIDADOR

2.1. Pantallas iniciales

El prevalidador de datos para presentación de información por envío de archivos incluye 4 pantallas iniciales de presentación: la primera es la pantalla de entrada; la segunda incluye la definición, los obligados y recomendaciones generales; la tercera relaciona los documentosnecesarios para el diligenciamiento de la información, y la cuarta presenta la estructura, desplazamiento por las pantallas, diligenciamiento y ayudas.

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La pantalla siguiente presenta las opciones de Diligenciamiento o Validación. Si desea Diligenciar seleccione el formato que va a utilizar, y luego dé clic en “Ir al formato” para acceder a la pantalla dediligenciamiento.

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Si va a validar, seleccione el formato del archivo y utilice el botón Examinar para determinar el archivo a validar. Al hacer clic en el botón validar el prevalidador revisa la conformación de los archivos y le envía un mensaje si todo está correcto (En el numeral 5. Generación de archivos en xml se da más información al respecto).

2.2. Pantalla de diligenciamientoUna vez ubicado en esta pantalla deben observarse las diferentes características, las cuales se detallan a continuación:

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2. BARRA DE HERRAMIENTAS DEL PREVALIDADOR

Ubicado en el formato seleccionado, preste atención a los distintos iconos que se encuentran en la parte superior de la pantalla. La barra de herramientas del prevalidador contiene todas las opciones que aplican para el...