Manual Procedimientos INK

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE VENTAS

OBJETO
Las operaciones del departamento de Ventas se regulan por las disposiciones contenidas en el
presente normativo.
LOCALIZACIÓN Y ORGANIZACIÓN
El área de Ventas forma parte de la Gerencia de Mercadeo y Ventas, se estructurará de acuerdo a
las necesidades que demanden el desarrollo de las operaciones de la empresa, conforme la
aprobación de laGerencia General.
DESCRIPCIÓN DEL ÁREA:
Esta área se encuentra ubicada en el primer nivel de las instalaciones de la empresa, todo el
personal tiene acceso.
PROCEDIMIENTOS:
Los procedimientos aplicables al área de Ventas son los siguientes:

PROSPECCION DE CLIENTES


Clientes nuevos:

1. Buscar el número de teléfono en guía telefónica, Internet u otro medió, de las
empresas que posean odistribuyan productos de consumo masivo, inmobiliaria si
fuese proyecto habitacional, o nombre de fábrica empresa, entre otros.
2. Hacer la llamada solicitando hablar con el Gerente de Mercadeo o con el encargado de
la publicidad, ya teniendo esto se debe presentar la empresa en general y a que nos
dedicamos y ver si tienen requerimiento para de una vez cotizarle.



Clientes por llamada entrante sobreinformación:

1. Cuando una llamada entra a la planta de INK, la recepcionista será la encargada de
asignarla a algún ejecutivo para dar seguimiento.
2. El ejecutivo deberá atender la llamada, tomando atención especial a los datos del
contacto tales como Nombre de la Empresa, Nombre del Contacto, Teléfono y que es
lo que desea cotizar.
3. La llamada debe ser ingresada en Prosone para su registro yseguimiento.


Clientes existentes:

Se debe dar seguimiento a los clientes existentes llamándolos dentro de un tiempo
prudente para tratar sus proyectos y poder enviar una propuesta por correo electrónico.
Debemos preguntarle cuando es la fecha de sus próximos proyectos y de este modo se le
da el seguimiento usual que es llamarle dependiendo de cuando sea.

PROCESO DE VENTA
COTIZADOR


Ingresara Internet



La página ya está preestablecida en Google Drive.



Para ingresar una nueva cotización, se realiza en ¨Nueva Cotización INK_V5.1¨.



El archivo contiene 3 pestañas, la primera MTS2 es para poder calcular los metros
cuadrados si es el caso que se tengan varias medidas o varios productos.



En la pestaña PRODUCTOS es donde se detalla los productos que solicito el cliente
segúnel material que se requiera.



En la pestaña COTIZADOR los datos ya fueron trasladados por fórmulas y es donde
se fija el precio que se le dará al cliente. Detallar la Empresa, Proyecto y Fecha.



Ya con el Cotizador efectuado, solicitar a Contabilidad su revisión y aprobación por
medio de un correo y posteriormente ya con la aprobación enviarle al cliente la
Cotización Final.



Cuando elcliente aprueba la Cotización la deberá enviar ya sea físicamente o
escaneada con la firma de autorización.



Hay que verificar si necesita con diseño que los formatos en que los manda, en
Diseño les sirva para poder trabajarlo.



Se solicita a Diseño que suba los artes finales por medio de un correo.



Proceder con la elaboración de la orden de trabajo en el Prosone, para hacer los
trabajossolicitados por el cliente.

PROSONE


Ingresar al icono ¨Sistema Administrativo INK¨



Ingresar Usuario y Password





Para Registrar las llamadas se ingresa al Proceso de Venta / Registro de llamadas

Agregar



Ingresar el nombre del Cliente y presionar en la lupa.



Aparecerá en el listado de Clientes, el cliente seleccionado



Presionar Aceptar y a continuación aparecerá losdatos del Contacto, Datos de la
Llamada y Documento adjuntos.



Presionar el icono



Se selecciona el contacto y dar click en Aceptar. Aparecerán los datos del contacto

para buscar el contacto de la empresa

ya vaciados en la pestaña de Contacto.


Pasar a la pestaña Datos de la llamada para hacer la descripción de la llamada.



En la Descripción de la llamada se detalla todo lo que el...