Manual procesos

Dolly Ramírez Urrego –
Contadora Pública

MIG ARQUITECTURA Y RESTAURACIÓN SAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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OBJETIVO
Este Manual de Procedimientos es un documento que permitirá relacionar de
forma secuencial los pasos necesarios a desarrollar para la ejecución de los
diferentes procesos administrativos y contables. Permitirá además establecer losejecutores y participantes según sea el procedimiento y para establecer
responsabilidades, tiempos de ejecución, controles y las formas de trabajar en
general.

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CONTENIDO
I.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

PROCESOS CONTABLES
Elaboración de Factura.
Recibos de caja.
Cuentas por pagar.
Comprobantes de Egreso.
Conciliaciones Bancarias.
Nómina.Caja Menor.

II. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
1. Contratos.
2. Cuadro de Negocios y control de cartera.
3. Afiliación y aportes a la seguridad social.
4. Archivo de información tributaria.
III. ANEXOS
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I. PROCESOS CONTABLES
1. Elaboración de Facturas
La factura es el documento legal con el cual se certifica un INGRESO y se elabora
cada vez querealiza la prestación de un servicio por parte de MIG Arquitectura y
Restauración SAS, todo según los contratos que se encuentren firmados,
legalizados y de acuerdo con la forma de pago establecida.
Las facturas deben estar organizadas de forma consecutiva y coincidiendo
cronológicamente, pues estas servirán de soporte en caso de presentar
requerimiento por parte de las autoridades competentes.Se debe procurar evitar su anulación, sin embargo en caso de requerirse deberá
realizarse con el debido soporte en el cual conste la razón y la firma del
responsable o quien ordenó dicha anulación.

El proceso de elaboración de la factura es el siguiente:

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I. PROCESOS CONTABLES
a. Se debe revisar el cuadro de negocios preferiblemente en losprimeros cinco
días del mes y así determinar qué contratos están listos para ser facturados en el
período.
b. En el formato de FACTURA DE VENTA previamente establecido (con los
requisitos de ley) se diligencian los campos correspondientes tales como nombre
del cliente, nit, dirección, fecha de elaboración, concepto, valor e Iva según tasa
vigente.
c. Los servicios ofrecidos por MIG Arquitecturay Restauración SAS están gravados
con Iva del 16%, es importante verificar el contrato para evitar cometer errores
en el momento de elaboración de la factura.
d. Se imprime original (para el cliente) y copia (para el archivo de la oficina el cual
debe tener sello de recibido).

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I. PROCESOS CONTABLES
2. Recibo de Caja
El Recibo de Caja es elsoporte contable con el cual se registran los ingresos
recibidos en efectivo, cheque o consignación en cuentas de la empresa.

Debe elaborarse por cada valor recibido de cada uno de nuestros clientes, por
devoluciones de dinero o cualquier cifra que vaya a ingresar a la compañía en
cualquier denominación y se debe soportar con copia de la consignación bancaria
respectiva.
Estos recibos debenser almacenados de forma consecutiva y cronológica, una
copia del recibo deberá ir anexo a la factura que se cancela.
(Ver Anexo N° 1)

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I. PROCESOS CONTABLES
3. Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar son todas aquellas obligaciones adquiridas por la compañía
hacia terceros que le han prestado algún servicio o realizado una venta.(Ej.Proveedores, pagos por servicios públicos,)

Las cuentas por pagar pueden ser Facturas o documentos equivalentes (tirillas de
pago de supermercados, recibos de celular, cuentas de cobro, entre otras). Deben
ser organizadas de forma cronológica y ser enumeradas consecutivamente en
cada uno de los meses.
El proceso para el registro de las cuentas por pagar es el siguiente:
Cada factura que se reciba...