MANUAL PRODUCCION DOCUMENTAL ALCADIA DISTRITAL

MANUAL DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Alcaldía Distrital de Barranquilla.

INTRODUCCION
Para entender la importancia que tienen los documentos en las entidades públicas, se debe partir por
definiciones básicas establecidas por la Real Academia Española (RAE):
Información: Conocimientos así comunicados o adquiridos.
Comunicación: Acción y efecto de comunicar o comunicarse.
Para luego llegar a conoceralgunas definiciones realizadas por distintos autores y encontramos las
siguientes:
Ferrell y Hirt, establecen la información como aquella que: "comprende los datos y conocimientos
que se usan en la toma de decisiones".
Teniendo en cuenta esto se debe entender la importancia que tiene la normalización de la
producción documental en las entidades públicas permite que se diseñen herramientas quefaciliten
la creación de documentos con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de sus
comunicaciones oficiales.
Con base en los procedimientos archivísticos se busca racionalizar y controlar la producción
documental, es por esto que con el fin de frenar la producción de documentos innecesarios y
preservar el medio ambiente se debe reglamentar el tipo de materiales y soportesempleados en la
elaboración de las comunicaciones oficiales.
Y es que la “Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones”;
comprende aspectos de identificación de dependencias productoras, determinación de tamaños del
papel, tipos de soportes, número de copias y diseño de formatos y documentos. Para lo cual en la
producción documental se diseñarán los formatos que sonde uso común en la Alcaldía Distrital de
Barranquilla teniendo en cuenta las normas que rigen en este aspecto como es la NTC 3393. Por lo
cual en el Manual de producción se fijarán las directrices generales de la producción documental
con base en las normas de calidad que existen al respecto.
Otros aspectos que deben definirse en el manual de producción documental son:
el
diligenciamiento desobres, marcación de etiquetas y rótulos, diplomática documental en términos
de formalidad, imagen corporativa, tipo de letra, firmas autorizadas, determinación de tamaños,
gramaje y tintas, adecuado uso de reprografía y periodicidad de la producción documental.
La Alcaldía Distrital de Barranquilla en cumplimiento de la normatividad vigente y en aras de
mejorar el Programa de Gestión Documental deacuerdo con lo que establece la Ley General de

Archivos en los procesos archivísticos, dentro del concepto de Archivo Total; ha elaborado el
presente manual permitiendo normalizar la producción de comunicaciones oficiales con calidad,
disminuyendo tiempo y costos.

OBJETIVO
Establecer lineamientos y procedimientos que permitan normalizar la producción documental en la
Alcaldía Distrital deBarranquilla para cumplir con el Programa de Gestión Documental establecido
por el Archivo General de la Nación.

ALCANCE
Los normas y procedimientos determinados en el manual de producción documental, regirán para
las comunicaciones que se produzcan en la Alcaldía Distrital de Barranquilla y serán de riguroso
cumplimiento y aplicabilidad por todos los funcionarios involucrados en el proceso de gestióndocumental.
JUSTIFICACIÓN
El programa de Gestión Documental implementado en la Alcaldía Distrital de Barranquilla se
fundamentó esencialmente en la centralización de la recepción, distribución y seguimiento de las
peticiones y solicitudes, por lo cual se registran todos los documentos que ingresan a la Alcaldía de
Barranquilla y se distribuyen a cada una de las dependencias respectivas; esto permiteque los
ciudadanos conozcan la oficina responsable de sus trámites obteniendo una respuesta ágil y
oportuna y de igual forma facilitarle el acceso a los documentos que requieren consultar.
Pero además es necesario entender que esta centralización y normalización de las comunicaciones
oficiales de la Alcaldía Distrital de Barranquilla, obedece a la necesidad de establecer pautas que
permitan el...