Manual tecnologia

TECNOLOGIA DEL HOSPEDAJE II
DEPARTAMENTO DE CAJA

ORGANIGRAMA MAS COMUN DE CAJA
GERENTE DIVISION CUARTO
JEFE DE RECEPCIÓN
RECEPCIONISTA
CAJERO

CONTADOR
AUDITOR DE INGRESOS
JEFE DE CAJEROS
CAJERO DE RECEPCION

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL DEPARTEMENTO DE CAJA
PROCEDIMIENTOS Y CONCEPTOS UTILIZADOS EN EL DEPARTAMENTO
INTRODUCCION
En algunos hoteles, el cajero de recepción tambiénrealiza las funciones de recepcionista, mientras que en los grandes hoteles esta labor es efectuada por otra persona que trabaja en coordinación con el recepcionista.
Para llevar el control de las cuentas de los huéspedes se pueden aplicar diferentes sistemas:
* Computadoras (con programa de caja).
* Caja registradora.
* Sistema electro-mecánico.
* Sistema manual.
NOTAIMPORTANTE
Aunque desde el punto de vista operativo el cajero de recepción está bajo el control directo del departamento de contabilidad. El jefe de recepción lo supervisará en aspectos relacionados con la presentación personal, la cortesía y las actitudes en el trabajo.
PAPELERÍA UTILIZADA
Entre los artículos de papelería que se utilizan con mayor frecuencia se puede mencionar:
a) Facturasb) Sobre de concentración
c) Vale de caja
d) Recibo de pago anticipado
e) Ajuste
f) Cargo de misceláneos
g) Traspasos
h) Caja de seguridad
i) Informe de cajero
j) Pagarés para tarjetas de crédito
k) Sobre de despedidas
l) Pases de salida
m) Cambio de dólares
n) Depósito de cajeros
ARTICULOS, APARATOS E INSTRUMENTOS
Es recomendable que el hotelcuente con:
a) Caja registradora
b) Computadora
c) Cajón para guardar dinero
d) Llave de caja
e) Llave muestra de las cajas de seguridad
f) Llaves de las cajas de seguridad
g) Porta-cargos de huéspedes (PIT)
h) Máquinas para tarjetas de crédito
i) Sello de llave entregada (para colocarse en pase de salida)
PRIORIDAD EN EL PAGO
En que el huésped llega al hotela registrarse, se le pregunta la forma en que liquidará su cuenta. Puede realizar el pago de diversas maneras, el recepcionista debe sugerir la forma más conveniente para el hotel.
A) PRIORIDADES EN LA ENTRADA: 1.- Tarjeta de crédito internacional.
2.- Tarjeta de crédito nacional.
3.- Efectivo.
B) PRIORIDADES EN LA SALIDA: 1.-Sugerir el efectivo.
2.- Tarjeta de crédito internacional.
3.- Tarjeta de crédito nacional.
MANEJO DE LAS TARJETAS DE CREDITO
En el mundo de la hotelería se manejan las tarjetas de crédito de una manera diferente en comparación a como se realiza en los demás negocios.
Cuando el huésped llega al departamento de recepción a registrarse, se le pide sutarjeta de crédito para abrir el pagare (voucher) de la tarjeta de crédito; esto se hace por dos motivos: para garantizar el pago y para comodidad del huésped, para que tengan su crédito abierto en todas las áreas del hotel y pueda cargar a su cuenta todos los consumos.
Durante la estancia del huésped, el pagare queda abierto y a la salida se cierra. De acuerdo a la política de cada hotel, sepide al huésped que firme el pagaré en el momento de la entrada o bien hasta la salida. El procedimiento más común en la mayoría de los hoteles consiste en solicitarle al huésped que firme el pagaré en el momento de su llegada. A continuación se detallan los procedimientos que deben seguirse al recibir una tarjeta de crédito.
ENTRADA DEL HUÉSPED:
a) Observar la vigencia de la tarjeta.
b)Comparar los nombres de la tarjeta de crédito y los de la tarjeta de registro.
c) Seleccionar el voucher y la máquina adecuados.
d) Maquinar la tarjeta y observar que los datos estén completos.
e) Solicitar la firma al cliente.
f) Comparar la firma de la tarjeta (pues podría ser robada, estar cancelada, etcétera)
Esto se realiza a través de la terminal del punto de venta o...