Manual TRD

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL














Agosto de 2012
MEDELLÍN










CONTENIDO
Pág.

INTRODUCCION 3
JUSTIFICACIÓN 4
1. OBJETIVOS 5
1.1 OBJETIVO GENERAL 5
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5
2. MARCO DE REFERENCIA 7
2.1 RESEÑA DE XM S.A. E.S.P. 7
3. CONCEPTOS ARCHIVÍSTICOS BÁSICOS 9
4.APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 13
4.1 FORMATO DE TRD 13
4.2 METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 14
4.2.1 INSTRUMENTOS DE CONSERVACIÓN. 14
4.2.2 INSTRUMENTOS DE INSTALACIÓN 15
4.2.3 INSUMOS DE PAPELERÍA 19
4.2.4 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 20
4.2.5 RÓTULOS DE LA CAJA 20
4.2.6 RÓTULOS DE LACARPETA 21
4.2.7 SENSIBILIZACIÓN 21
4.2.8 SOCIALIZACIÓN 21
5. RECOMENDACIONES 23
5.1 MANEJO DE CORRESPONDENCIA Y CONSECUTIVOS 23
5.2 MANEJO DE LOS DOCUMENTOS COPIA 23
5.3 UNIFICACIÓN DE EXPEDIENTES 23
5.4 DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR OUTSOURCING 23
6. ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN 24
DOCUMENTAL
 


INTRODUCCIÓN


En términosde organización de documentos, las Tablas de Retención documental son la herramienta en las que la entidad debe apoyarse para lograr una efectiva organización y administración de sus documentos de archivo, para lo cual es necesario que al interior de la entidad, y específicamente en cada oficina, los funcionarios adquieran la habilidad de interpretar, aplicar y actualizar las Tabla de RetenciónDocumental (TRD), con el apoyo, orientación y coordinación del área de archivo y el Comité de Archivo.

Para la interpretación de las TRD es necesario tener en cuenta los conceptos y términos técnicos de archivo, así como los procesos utilizados para la elaboración de las mismas, los cuales aparecen dentro del presente instructivo.

Al finalizar la aplicación de las Tablas de RetenciónDocumental se tendrán organizado el archivo de gestión, de acuerdo con la estructura de las TRD, con el fin de facilitar su ubicación y acceso. A lo anterior se suma el cambio de la cultura archivística de los funcionarios de XM S.A. E.S.P. que propenderá por una mayor eficiencia en la gestión documental de las diferentes áreas.

















 

JUSTIFICACIÓN


Una vezconcluida la labor de estructuración de las TRD se hace necesario proceder a la organización de la documentación, en armonía con las disposiciones legales (Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos) y con el fin de preservar la memoria institucional de la entidad, que hace parte de acervo documental que constituye la memoria histórica del Departamento y de la Nación.

En este sentido, el presenteinstructivo se constituye en el documento de apoyo y consulta para los funcionarios, en aras de lograr una correcta y adecuada aplicación de las TRD, como complemento de las políticas orientadas a la optimización del Sistema de Gestión Documental adoptado por XM S.A. E.S.P.

Es de anotar que a partir de la aplicación de las Tablas de Retención Documental a la documentación de cada dependencia yproducto de las modificaciones de las políticas, procedimientos y funciones de cada área y de la creación o modificaciones de las disposiciones legales que afecten el funcionamiento de la compañía, las TRD están sujetas a presentar ajustes, razón por la cual en el presente instructivo se establecen las instrucciones pertinentes, dirigidas a la adecuada actualización de las Tablas de RetenciónDocumental.










 


1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Proporcionar a los funcionarios de XM S.A. E.S.P. encargados de la producción, manejo y organización de la documentación derivada de sus labores, un instrumento funcional, práctico y orientador que permita la implementación adecuada de la metodología de aplicación de Tablas de Retención Documental en la organización física...