Manual

TECNICAS PARA PROGRAMAR EL PROCESO DE ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

• La primera etapa en la manualización de un organismo, empieza con una adecuada planeación, por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como:
 
• -        Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo.
• -        Diagnóstico situacional de la empresa, en susprincipales componentes; personal, finanzas, organización y tecnología usada etc.
 
El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo; por lo que el siguiente paso en la planeación será, el programa de trabajo, en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan.
Existen dostécnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración de manuales administrativos, las gráficas PERT y CPM, su uso puede ser por separado aunque con la combinación de ambas se obtienen menores resultados.
Las siglas PERT significan “técnica de evaluación y revisión de programas“, las siglas CPM significan “método del camino crítico” otra técnica de programación útil para la elaboración demanuales es la gráfica de barras ó de Gantl, al igual que la gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el proceso de elaboración de los manuales, lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos; así pues, el primer paso en la elaboración de un manual administrativo, será la programación básica para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:
• -        Dividirla elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo.
• -        Determinar la secuencia de dichas etapas.
• -        Estructurar en forma de flujo la secuencia.
• -        Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, así como la unidad de medida de tiempo a usar (día, mes, bimestre, etc.).
• -        Estimar el tiempo total para laelaboración del manual.
La elaboración de cada manual administrativo (organización, procedimientos, políticas y por función específica) es diferente, sin embargo en este capítulo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y proporcione al lector una base para elaborar manuales, ya que los mismos manuales son de características diferentes para cada organismo.
 Recopilación de la información
 
Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperación para elaboración de los manuales.
La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas.
Mediante la investigación documental obtendremos,escritos, gráficas, leyes, instructivos reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que manualizaremos.
La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual, es importante que el analista, tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información de cómo se realizan las actividades especificas de cada persona, debiéndosecomplementar con la información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas, previamente diseñadas; las cuales permitirán conocer información específica de un gran número de personas; la entrevista permite, además de conocer información de la estructura, la opinión de las personas que realizan las actividades.
 
Procesamiento de la información
 
La información recabada debe seguirun procesamiento, para que pueda ser aprovechada al máximo, los pasos de este proceso de organización de la información, son los siguientes:
• -        Depuración
• -        Clasificación, y
• -        Análisis

El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la información, pues la resistencia al cambio, los diferentes intereses dentro de las...