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Procesos

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre del proceso
Entrega – Recepción de Proyectos de Obra de Urbanización y Edificación
B) Consejo de Administración de Condóminos
Código
10
Versión
01
Responsable del proceso
Gerente de Gestión y Control de Proyectos de Obra
Fecha de elaboración
Fecha de aprobación
Fecha de entrada en vigor
30-01-2014



FICHA DE PROCESODefinición
Recepción del desarrollo inmobiliario
Se entiende como tal, cuando un desarrollo inmobiliario concluye con el proyecto y debe hacerle entrega del mismo a los copropietarios, buscando que la transición del condominio sea un evento cordial y de mutuo acuerdo.
Objetivo o finalidad del proceso
Agilizar la entrega del desarrollo inmobiliario  para evitar mayores gastos de mantenimiento ala infraestructura, equipos e instalaciones de uso común.
Entregar el desarrollo inmobiliario a los condóminos (copropietarios),  proceso que incluye formar la organización civil que representa a los vecinos, la implementación de procesos administrativos y de funcionamiento para motivar a los vecinos al manejo independiente de su condominio.

Inicio del proceso
Después de que se desarrollael proceso de la recepción de las obras de urbanización por parte del ayuntamiento y se protocoliza el acta de entrega, las autoridades solicitan un año como mínimo de la administración del condominio por parte del desarrollador inmobiliario esto con el fin de la detección de vicios ocultos en las instalaciones para proceder a convocar a la asamblea de condóminos, nombrar a la mesa directiva yhacer la entrega formal de la administración del condominio y de las instalaciones comunes.
Actividades que forman el proceso
Metodología para la recepción de condominios:
Formalizar el acta de recepción del condominio.
Recepción de todas las instalaciones y equipos.
Formación e inscripción de la Asociación de Condóminos.
Implementación de la oficina de administración del condominio.Información legal y técnica sobre el desarrollo del proyecto.
Revisión general del estado físico de la infraestructura e instalaciones de uso común.
Evaluación de la cantidad y calidad de los servicios que reciben los condóminos.
Desarrollo del escenario administrativo mediante un presupuesto que permite identificar si el condominio puede operar con las cuotas establecidas.
Actividades de ControlAdministrativo:
La administración de condominios se basa en una metodología de controles y procedimientos orientados a lograr los objetivos siguientes:
Diseñar un plan de trabajo para el personal de mantenimiento.
Implementar el sistema de atención a condóminos.
Realizar la labor de cobranza.
Evaluar constantemente los servicios subcontratados (empresa de seguridad, control de cámaras controlde acceso electrónico, mantenimiento de alberca, de canchas, casa club o terraza, etc.).
Mantener control sobre contratos de servicios con proveedores.
Gestionar toda reposición de equipos e instalaciones en forma rápida y económica.
Aplicar el reglamento del condominio.
Atender emergencias las 24 horas.
Reportar mensualmente a la junta Directiva el estado de la administración delcondominio.
Elaborar el presupuesto de ingresos y egresos de cada año.
Preparar los informes para la asamblea de condóminos.
Planificar y coordinar la celebración de las asambleas de condóminos.
Actividades de control Financiero:
Registro de todas las operaciones realizadas por la administración, con su respectivo soporte.
Elaboración de la nómina.
Elaboración de cheques.
Habilitación defacturas y libros de contabilidad.
Atención a la auditoría externa, si lo hubiere.
Conciliaciones bancarias.
Integración de cuentas de balance.
Inventario de activos.
Emisión de estados financieros.
Cobro de Cuotas a condóminos.
Actividades de Mantenimiento de Instalaciones:
Las actividades de mantenimiento de un condominio lo determina la cantidad de inmuebles, la topografía del desarrollo...