manual

ING. ERICK ALBERTO MAGAÑA CORDOVA

FORMA FACIL Y RAPIDA DE REALIZAR UNA COMPARACION DE DATOS
(CRUCE) UTILIZANDO LAS CONSULTAS QUE OFRECE MICROSOFT
ACCESS

En este manual realizaremos dos cruces o comparaciones de datos fundamentales:
•
•

No coincidentes
Coincidentes (consulta sencilla)

Para realizar con éxito las consultas de los datos es necesario tomar en cuenta lo
siguiente:
••
•

Los datos a comparar deben ser de la misma estructura es decir;
Deben contener la misma longitud de caracteres
El mismo tipo de datos

Es indispensable que se le de tratamiento a los datos antes de realizar el cruce ya que si
los datos son distintos el procedimiento no será exitoso, es decir se deben sumar
manzanas con manzanas y peras con peras.

Una vez entendido lo anteriorprocederemos a realizar los siguientes cruces pero para
ello debemos ingresar los datos de la siguiente manera:

Se procede a ejecutar Microsoft Access

Para ingresar los datos, no dirigimos a la pestaña >> datos externos >> Excel

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ING. ERICK ALBERTO MAGAÑA CORDOVA
Una vez ahí, nos mostrara la siguiente ventana:Seleccionaremos el botón Examinar… para buscar la ubicación del libro de Excel donde
se encuentran los datos;
Una vez seleccionado el libro de Excel, damos clic en el botón Aceptar

Este mismo procedimiento se realiza con los dos libros de Excel que se quieren
comparar

Ahora cuando ya tenemos nuestros datos en Access, nos referiremos a ellos como tablas,
las cuales contienen losregistros que vamos a utilizar para realizar nuestras consultas.

Para poder realizar los dos tipos de consultas mencionados al inicio del manual, es
necesario que las tablas se encuentren Relacionas entre si, para esto nos vamos al menú
Herramientas de base de datos >> Relaciones

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ING. ERICK ALBERTO MAGAÑA CORDOVALas tablas que a continuación utilizaremos serán solo de ejemplo para poder
entender el procedimiento.
Estando en Relaciones damos clic en Mostrar Tabla

datos_1 contiene los datos principales, aquí puede ser el presupuestal o cualquier hoja
de Excel que contenga todos los registros que nos pueda servir para realizar nuestra
comparación.
datos_2 contiene los datos que se quieren comparar, yasea que se quieran comparar por
RFC o por CLAVE.
Los nombres de las tablas solo es de refenrecia pueden tener nombres diferentes a
los mencionados aquí el procedimiento siempre sera el mismo.

En Mostrar Tabla seleccionamos las dos tablas que hemos ingresado a Access y damos
clic en agregar para proceder a realizar las relaciones

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ING. ERICK ALBERTO MAGAÑA CORDOVA
Una vez agregada las tablas tendremos algo similar a la siguinte pantalla

Ahora para poder hacer una relacion deben ser datos de la misma estructura y mismo
tipo de datos texto con texto y numero con numero; en nuestro ejemplo RFC con RFC.
Damos clic sobre el campo que vamos a relacionar, en este ejemplo FILIACIONP de la
tabla datos_1 yhacemos clic con el boton izquierdo y sin soltar lo arrastramos y lo
colocamos sobre el campo FILIACION de la tabla datos_2.

al realizarlo correctamente veremos lo siguiente:

Como nuestra Relación es sencilla solo daremos clic en Crear, sin modificar nada de lo
que muestra la ventana.
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ING. ERICK ALBERTOMAGAÑA CORDOVA
Ahora debemos tener una pantalla como la siguiente:

Donde
la
línea que se
muestra nos
indica que
existe una
relación
entre
dos
campos de
tablas
distintas
pero
que
contiene los
mismos
datos.

Damos clic en cerrar

Aceptamos guardar los cambios para mantener la relacion entre las tablas.

Procederemos a realizar las consultas, ya que nuestros datos están...