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MANUAL OPERATIVO DE CAJA MENOR
Septiembre 15 a diciembre 31 de 2011
Acuerdo 493 de 2006


RESPONSABLE: Dra. Delia Isabel Ayala Martínez
Jefe Unidad de Pagaduría


1. CUANTÍAS


Concepto


Norma

Referencia

Valor

Monto mensual

Art. 4º

10 SMLMV

$5.356.000.oo
Monto gasto
Art. 5º, literal g.
Base Retefuente
$ 101.000.oo
Por excepción
Art. 5º, literal g.
1 SMLMV
$ 535.600.oo

Eldinero de la caja menor, cualquiera sea su monto, debe permanecer siempre en la caja fuerte de la Unidad de Pagaduría.

2. FORMATO DE ANTICIPO.





Ciudad
DIA
MES
AÑO
PAGADO A
$
CONCEPTO
VALOR (en letras)
Nota: El Acuerdo No. 493 artículo 5° literal f) dice:” La legalización de los anticipos deben exigirse en un término no mayor a cinco (5) días hábiles”. Por mi incumplimiento autorizo pormedio de este recibo el descuento por nómina.
APROBADO
FIRMA DE RECIBIDO

CC./ NIT





MANUAL OPERATIVO DE CAJA MENOR
Septiembre 15 a diciembre 31 de 2011
Acuerdo 493 de 2006


Los formatos serán impresos en talonario y tendrán una numeración consecutiva.

La legalización de los anticipos debe hacerse en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Una vez legalizado el anticipo en el formatoLEGALIZACION ANTICIPO DE GASTOS CAJA MENOR, se procede a devolver a la unidad usuaria el RECIBO DE ANTICIPO GASTOS CAJA MENOR, debidamente anulado.

Pasados los cinco (5) días sin legalizar el anticipo, la Jefe de la Unidad de Pagaduría enviará la novedad a la Unidad de Talento Humano para el descuento por nómina.

Los recibos se deben presentar sin enmendaduras, raspaduras o tachaduras, de ser asípierden su validez. De igual manera no se aceptarán las facturas o documentos equivalentes, recibos, comprobantes y demás documentos que no reúnan los requisitos, que adelante se precisan.

Los dineros de caja menor no pueden ser utilizados para gastos diferentes a aquellos para los que fueron solicitados.

Se rechazarán los comprobantes de gastos cuya fecha de expedición no corresponda a la delanticipo otorgado, a menos que se explique su extemporaneidad.

El responsable de la caja menor debe colocar sello de cancelado a todas las facturas, recibos, comprobantes y demás documentos con el fin de evitar duplicación de pago.

La entrega de anticipos se hará hasta cinco (5) días hábiles antes de terminar el mes, para que la legalización se pueda realizar dentro del mes en que se hace elgasto.









3. FORMATO DE LEGALIZACION.











 
LEGALIZACIÓN DE GASTOS CAJA MENOR

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA






FECHA DE SOLICITUD:





UNIDAD ORGANIZACIONAL:

Indique la denominación de la dependencia que solicita
No.
Espacio de Uso Exclusivo de la Unidad de Pagaduría





 




Detalle de los pagos realizados por los cuales solicita la legalización
No.
FECHA
PAGADO A
NIT/CCCONCEPTO
VALOR
1
 
 
 
 
 
2
 
 
 
 
 
3
 
 
 
 
 
TOTAL
$ -







ELABORADO: UNIDAD, DEPENDENCIA U OFICINA














 

 

 

Elaborado

Revisado

Aprobado

NOMBRE JEFE DE LA DEPENDENCIA



SARA ISABEL RÍOS GAST
Proyectó: (Delia Isabel Ayala Martinez)


Calle 12 No 4-30 Bloque 5 Oficina 103
Cargo: (Jefe Unidad)



tesoreri@fuac.edu.co
Revisó: (Joyce Ceballos)PBX: 334-36-96 Ext. 209
Cargo: (Auxiliar Administrativo)









NIT: 860.034.667-9





MANUAL OPERATIVO DE CAJA MENOR
Septiembre 15 a diciembre 31 de 2011
Acuerdo 493 de 2006

Los formatos tendrán una numeración previa y consecutiva mensual.

El reintegro se hará dentro del mismo mes en que fue realizado el gasto. Pasado ese tiempo, no se aceptará la factura o documento soporte y elfuncionario se hará responsable por el incumplimiento en la legalización de los mismos por extemporaneidad. Artículo 10º.

4. REQUISITOS FACTURA O DOCUMENTO SOPORTE DEL GASTO.
Concepto de Revisoría Fiscal MGI PAEZ Y ASOCIADOS Y CIA. SAS
FUAC-MEM-R.F-447-2009


“A continuación citamos los requisitos que se deben tener en cuenta para la expedición de documentos equivalentes y facturas de acuerdo a la...