Manuales administrativos 1

Unidad 2: Manuales administrativos
2. Manuales administrativos
La ciencia de la administración se vale de los manuales administrativos para estandarizar o
formalizar actividades en pos de mejorar su eficiencia, control y producir economía de sus
recursos.
Pero, ¿qué son los manuales administrativos?.
Son documentos escritos en forma sistemática que se utilizan para formalizar las
organizaciones,tanto en sus funciones administrativas como operativas, siendo empleados como
un medio de comunicación y control, que contribuye a guiar las actividades organizacionales.
Hay diferentes clases de manuales administrativos según las funciones que cumplen.
Si bien los manuales son muy útiles en toda organización, esto no significa que siempre se
pueda o se sugiera aplicarlos, por ejemplo enemprendimientos unipersonales.
Desglosemos estos conceptos con más detalle:
Los manuales son guías prácticas documentadas que describen funciones, actividades,
procedimientos y normas para que todos los integrantes de la organización trabajen en forma
uniforme y de esta manera se economizan recursos.
Todo manual tiene un propósito o finalidad para lo cual se crea, esto significa que en su
redacción nodebemos perder este objetivo, es decir, si olvidamos la visión de la necesidad del por
qué hace falta, la creación del manual se convertirá en inservible para la organización.
¿Cómo nos damos cuenta de la necesidad de un manual administrativo para la
organización?.
Algunos de los factores que muestran esa necesidad pueden ser:
 Numerosos empleados que realizan actividades similares y/o complejas.
Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.
 Falta de un patrón o normativa que rijan las actividades como medio de control.
 Trabajos muy especializados y no repetitivos.
 Importantes y voluminosos flujos de información entre unidades funcionales, las que
deben estandarizarse.
Ahora bien, ya comprendimos la necesidad contar con manuales administrativos en una
organización, por locual estamos en condiciones de reconocer las ventajas y limitaciones que los
mismos presentan.

2.1. Ventajas de la disposición y uso de manuales
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Representan la recopilación de la totalidad de las funciones y procedimientos que
se desarrollan en una organización y un motivo práctico de consultas.
La gestión administrativa y la toma de decisiones son regidas por normas que no
permiten lasimprovisaciones o criterios personales del funcionario actuante.
Distinguen las responsabilidades por áreas determinando que niveles deben actuar
y que tipo de decisión puede dictaminar o ejecutar.
Conservan la homogeneidad en las ejecuciones de las gestiones administrativas
Definen a la organización formal.

Materia Sistema de Información Organizacional
Profesor Ing. Jorge H. Cassi

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Facilitan el control por parte de los supervisores de tareas ya que se rigen por
normas que están redactadas.
Son instrumentos informativos para capacitar al personal en toda la etapa dentro de
la organización.
Permiten que cada componente de la organización conozca los objetivos
organizacionales.
Constituyen un instrumento efectivo para la evaluación objetiva del desempeño de
cada empleado.

2.2.Limitaciones de los manuales
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Tienen costos de redacción y confección que deben afrontarse.
Exigen una permanente actualización.
No incorporan los elementos propios de la organización informal.
Provocan en la organización el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentación y rigidez como causa de la obsesión al control.
Su utilidad se ve muy limitada o es nula cuando laorganización se compone de un
número reducido de personas.
Constituyen un instrumento útil, pero no la solución para todos los problemas
administrativos que se puedan presentarse.

2.3. Clasificación de manuales administrativos
Continuemos desglosando los conceptos enunciados. Decíamos que existían distintos
tipos de manuales según el objetivo que se perseguía. Esto da origen a una clasificación...