Manuales administrativos guia

DISEÑO E IMPLEMENTACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS EN LA ORGANIZACIÓN

JUSTIFICACION

La presente monografía fue elaborada con el fin de facilitar operaciones y procedimientos que se presentan de manera repetitiva en una organización o empresa, asegurando que se realicen siempre del mismo modo.

Los manuales administrativos son una herramienta básica para los administradores ya quepermiten:
• Reducir el periodo de capacitación de los nuevos empleados.
• Evitar cambios inesperados debido a decisiones demasiado rápidas.
• Reducir errores operativos.
• Facilitar la inducción de los empleados en los puestos de trabajo.
• Evitar duplicidad de procesos y actividades

Uno de los principales errores de las organizaciones es que no se dan el tiempo deanalizar y planear detalladamente las actividades que se van a realizar, provocando consigo diferencias y malos entendidos entre trabajadores.

La forma mas eficiente y eficaz de eliminar de manera significativa estos errores es elaborando manuales administrativos que plasmen con exactitud las políticas, procedimientos, funciones, operaciones y objetivos que se desean alcanzar.

Los manualesadministrativos son un recurso formal que contiene toda la información e instrucciones necesarias para operar una parte o todo el organismo, es una guía que permite encaminar hacia los objetivos y los esfuerzos del personal.

Un manual administrativo se debe redactar teniendo un conocimiento detallado del tema a tratar, por lo tanto debe ser precedido por un minucioso trabajo de análisisque conduzca a la identificación de cada frase del proceso en cuestión, la redacción del manual se debe realizar después de haber creado la estructura organizacional y su contenido debe garantizar que esta funcione con eficiencia. (Joaquín Rodríguez valencia, 2002)

ÍNDICE

JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………1

Capítulo 1. Diseño y estructura de una organización

1.1 Antecedentes yconceptos……………………………………………………………………………. 7

1.2 Funciones de la organización…………………………………………………………………… …..10

1.3 Elementos esenciales de la organización…………………………………………………………..10

1.4 Estructura de la organización…………………………………………………………………………12

1.5 Graficas de organización………………………………………………………………………………13

1.5.1 Objetivos de los organigramas…………………………………………………………………….13

1.5.2 Finalidad delorganigrama……………………………………………………………………..……15

1.5.3 Ventajas de los organigramas…………………………………………………………….………..23

1.5.4 Desventajas de los organigramas…………………………………………………………………24

1.5.5 Limitaciones de los organigramas………………………………………………………….……..24

1.5.6 Requisitos de los organigramas…………………………………………………………………...29

1.6 División del trabajo……………………………………………………………………………………..30

1.7Reorganización………………………………………………………………………………………….31

Capítulo 2. Introducción y objetivos de los manuales administrativos

2.1Conceptos…………………………………………………………………………………………………34

2.2 Objetivos de los manuales……………………………………………………………………………34

2.3 Ventajas y Limitaciones de la Utilización de Manuales…………………………………….……36

2.3.1 Necesidad de manuales administrativos…………………………………………………………37

2.3.2Estructura de los manuales…………………………………………………………………...…….37

2.3.3 Importancia de los manuales……………………………………………………………………….38

2.4 Tipos de manuales……………………………………………………………………………..……….38

2.4.1 Manuales por su contenido………………………………………………………………..….……39

2.4.2 Manuales por función especifica……………………………………………………….…………39

Capítulo 3. Diseño y preparación de los manuales administrativos

3.1Manual de organización…………………………………………………………………………….…41

3.1.1 Tipos de manuales de organización……………………………………………………………...42

3.1.2 Preparación……………………………………………………………………………………..……..43

3.1.3 Contenido…………………………………………………………………………………….………..45

3.2 Manual de procedimientos………………………………………………………………………….…46

3.2.1 Tipos de manuales de procedimientos………………………………………………………..….47

3.2.2...