Manuales administrativos y de procedimientos

Tipos de manuales administrativos.

 Manuales de historia de la empresa
Según George R. Terry, “en su libro, Administración y control de oficinas”: “ Muchos patrones sienten que es importante darles a los empleados información con respecto a la historia de la compañía, sus comienzos, crecimientos, logros, administración y posición actuales. Esto le da al empleado una vista introspectivade la tradición y pensamiento que apoya a la empresa con la que esta asociado. Probablemente contribuye a una mejor comprensión, aumenta la moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compañía. El darle a un empleado un cuadro del todo, le ayuda a adaptarse a sí mismo dentro del cuadro total. La información histórica por lo común se incluye como parte de la presentacióna un manual de políticas o de organización, o de un manual de personal.
 Manuales de organización
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmentecontienen graficas de organización, descripciones de trabajo, cartas del límite de autoridad, entre otras cosas.
Según C.L. Littlefield declara al respecto: “los manuales [de organización] se usa donde se desea una descripción detallada de las relaciones de organización. Se elabora ordinariamente con base en los cuadros de la organización, los cuales se acompañan de las descripciones de losdiferentes puestos inscritos en el cuadro.
Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás.”
 Manuales de política
Los manuales de política, también llamados de normas, son la piedra angular ya que estudian las reglas de la organización. En este tipo demanuales se exponen los 10 (ó 10,000) mandamientos de la compañía. Según Kellogg, los manuales muchas veces incluyen una declaración de objetivos de la empresa y otros “slogans” que expresan una política.
Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de personal, etc., o uno sobre políticas generales. Manuales de procedimientos
Los manuales de procedimientos, también llamados manuales de operación, de prácticas, de instrucción sobre el trabajo, estándar, de rutinas de trabajo, de trámites y métodos de trabajo.
El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la relación de las funciones de una unidad administrativa,o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.
Además se cataloga como el libro de los “cómos”. “Como resolver una reclamación de un cliente”.
 Manuales de contenido múltiple
Es el manual que contiene material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre biendefinidos. Alguno de los manuales de oficina parece estar diseñados intencionalmente para varios fines.
 Manuales de técnicas
Es un manual de contenido múltiple que trata acerca de los principios y técnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado en esaactividad.
 Manuales de puestos
También llamado manual individual o instructivo de trabajo, que precisa las labores, los procedimientos y rutinas del puesto en particular. Por ello, cuando el manual de puesto no solo contiene la descripción de las labores sino que explica como deben ejecutarse, es un manual de organización y procedimientos al mismo tiempo, es decir, es un manual de...