Manuales administrativos

DISEÑO DE PROCESOS ORGANIZACIONALES
MANUALES ADMINISTRATIVOS
 Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca loslineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL.
Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto,etc.
La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.
El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboraciónde los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación.
Definición de manual
 
Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjuntaó separadamente.
Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores;
 
* -        Duhat Kizatus Miguel A. Lo define “Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución deltrabajo”.
* -        Para Terry G.R.: “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.
* -        Continolo G. Lo conceptualizará como: “ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permiteencaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.
 
* -        Definición de manual de organización.- Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura, funciones, así como las tareas específicas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo.
* -        Definición de manual de procedimientos.- Instrumento administrativo básico paracoordinación, dirección y control administrativo, que facilita la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización.
* -        Definición de manual de políticas.- Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración superior.

Objetivos
 Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas,decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:
 
* -        Presentar una visión de conjunto de la organización (manual de organización).
* -        Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización).
* -        Facilitar elreclutamiento de personal (manual de organización).
* -        Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos).
* -        Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos).
* -        Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos).
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