Manuales administrativos

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Conceptos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática  la información de una organización.

El concepto de un manual es de suyo empírico, variable, y fácil de comprender: "significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fácilde manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conductaque se pretende entre cada grupo humano en la empresa". Agustín Reyes Ponce

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R.ANTECEDENTES

El uso de los manuales data de los años de la Segunda GuerraMundial. Éstos formaron parte de las estrategias seguidas, en virtud de que en el frente no se contaba con personal capacitado en estrategias de guerra; por ello, mediante los manuales se instruía a los soldados en las actividades que se deberían desarrollar en campaña.

Pasado el tiempo y debido al creciente grado deespecialización y a la división del trabajo, las tareas cotidianas de los procesos administrativos y tecnológicos de las organizaciones se transformaban en rutinas que modificaban el desempeño, lo cual hizo necesario el uso de herramientas para establecer los lineamientos que permitieran definir con claridad el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional.

Por tal motivo,los primeros intentos formales de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorandum, instrucciones internas etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo. Ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los posteriores manuales administrativos.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

De acuerdo con la clasificación ygrado de detalle, los manuales administrativos.

Permiten cumplir con los siguientes objetivos:

a.
b. Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
c. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar, responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c.
d.Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
e. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, Facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
e. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas Administrativas.
f. Permite conocer el funcionamientointerno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. 
g. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. 
h.
i. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. 
j. Interviene en la consulta detodo el personal. 
k. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. 
l. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. 
m. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. 
n. Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. 

ñ) Ayuda ala coordinación de actividades y evitar duplicidades. 

o. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. 
p. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

LIMITACIONES, POSIBILIDADES Y CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos...