MANUALES ADMINISTRATIVOS

Manuales administrativos
La administración se compone de cuatro etapas: planeación, organización, dirección y control. “La planeación es un proceso intelectual, una función que reduce la incertidumbre y el cambio, dirige la atención hacia los objetivos, proporciona una operación económica y facilita el control” (Calva, 1991, p. 4).

Los manuales administrativos son un instrumento de laplaneación, por lo que hablar de los manuales administrativos es hablar de una de las cuatro etapas de la administración que es la planeación.
La planeación es una etapa del proceso administrativo de total importancia, porque es el cimiento para tener control, organización y dirección. Es la etapa de las preguntas, respuestas y soluciones: ¿dónde?, ¿cuándo?, ¿con qué?, ¿para qué?, ¿hasta cuándo?,¿con qué fin?, es decir, se analizan todas las posibilidades, contratiempos y recursos para poder situarnos en el momento presente y poder dirigirnos hacia el futuro.
Dicho proceso se ve reflejado en sus diferentes tipos de planes: propósito, objetivos, estrategias, estándares, políticas, programas, reglas, procedimientos, presupuestos, métodos, etcétera. Los planes deben expresarse por escrito yverse reflejados en los siguientes documentos (Calva, 1991, p. 4):
1 Los manuales administrativos.
2 Reglamento.

Así, los manuales administrativos son documentos escritos que se utilizan para informar como está estructurado el organismo o biblioteca, las funciones y jerarquías que le corresponde a cada miembro de la empresa, también, las normas o lineamientos con que se rige, así como suhistoria, propósito, función, objetivo u objetivos y la manera de realizar las actividades.
Por otra parte, son documentos informativos e instructivos que contienen lo más sustancial de las políticas, historia, procedimientos y organización de la empresa o biblioteca. Con ellos se puede tener control sobre las funciones y actividades, permitiendo posibilidad de facilitar la toma de decisiones,ahorrar tiempo y propiciar un buen ambiente de trabajo.
1.1 Antecedentes
Para conocer la historia de los manuales administrativos hay que remontarnos, en primer lugar, a sus inicios como intentos formales o publicaciones y, posteriormente, como un instrumento más técnico y breve, alrededor del siglo XIX.
Los primeros intentos fueron las publicaciones como circulares, memorándum e intrusionesinternas. Se consideran antecesores porque fueron las primeras en donde se informaba al personal sobre algún asunto determinado o alguna acción que debían llevar a cabo.
Surgen por la necesidad de instruir e informar. Durante la Segunda Guerra Mundial a los soldados se les tenía que adiestrar sobre las tácticas militares para que supieran las acciones, maniobras u operaciones que tenían quellevar a cabo en el frente de batalla.
Surgieron a mediados del siglo XIX. Miguel Duhalt Krauss (1977, p. 21) y Joaquín Rodríguez Valencia (2002, p. 54) afirman que “los manuales como instrumento administrativo datan de la Segunda Guerra Mundial, en la cual sirvieron para capacitar al personal cuando estaba al frente de batalla”.
También es importante mencionar que en México son mucho másrecientes. En pleno siglo XXI: “todavía no se sabe a ciencia cierta qué es un manual administrativo, cuántos tipos de manual hay, para qué pueden servir, cómo se elaboran, cómo se usan, etcétera” (Rodríguez Valencia, 2002, p. 55).











1.2 Definición
Debido a que la mayoría de los textos maneja la palabra manual para referirse a los manuales administrativos, considero pertinentemencionar la definición de manual, ya que ésta abarca un concepto más general, mientras que la de manuales administrativos, un concepto más específico. La definición no difiere mucho de un diccionario a otro, pero a continuación se mencionan dos definiciones muy completas.
Manual
“Libro que cabe y puede llevarse en la mano = enquiridión. Libro en que se compendia lo más sustancial de una materia....