Manuales Administrativos

Manuales Administrativos

Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.
Guía para la elaboración del manual de procedimientos
La presentación de unprocedimiento aislado, no permite conocer la operación de una
dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los
procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado
“Manual de Procedimientos”.
Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el que
hacer institucional, están considerados como elementosfundamentales para la coordinación,
dirección, evaluación y el control administrativo, así como para facilitar la adecuada relación
entre las distintas unidades administrativas de la Dependencia.
I.- Concepto
Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven para
registrar y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de laDependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma
ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización,
política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor
ejecución del trabajo.
Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesión cronológica o secuencial de
actividades concatenadas, queprecisan de manera sistemática la forma de realizar una
función o un aspecto de ella.
El “Manual de Procedimientos” es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que
agrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógica
las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran,
señalando generalmente quién, cómo,dónde, cuándo y para qué han de realizarse.


Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.
Después de efectuar esta revisión, deberá someter elproyecto de manual a la aprobación de las autoridades correspondientes.
La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, así como la difusión que se haga del manual de procedimientos, dependerá de la determinación del número de funcionarios y empleados que deben contar con este instrumento administrativo.
Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe serdifundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación.
El proceso de implantación de procedimientos requiere, en la mayoría de los casos, considerar tiempos de capacitación o adiestramiento del personal responsable de realizar las actividades.
La utilidad de los manuales de procedimientos y organización radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que es necesariomantenerlos permanentemente actualizados, a través de revisiones periódicas.
El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayor precisión posible los siguientes aspectos:
1.-Delimitación del procedimiento
¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?
¿Dónde seinicia?
¿Dónde termina?
Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podrá fijar el objetivo del estudio; éste servirá de guía para la investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento o procedimientos en estudio.
2.- Recolección de la Información
Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos...