manuales administrativos

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. En ellos se indican las actividades y  la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la organización.
Un manual administrativo es unaherramienta de comunicación muy útil entre la empresa y el personal, manteniéndolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de qué manera; permitiendo el manejo y control de la información.

Definiciones de algunos autores sobre lo que es un manual administrativo:

A. Reyes Ponce
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en formasistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa"

Graham Kellog
"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".
Terry G. R.
"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

Ventajas y Desventajas de los Manuales Administrativos
Los manuales administrativos ofrecen una serie deposibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.

Entre las Ventajas más importantes según Gómez (1994), se encuentran las siguientes:

Logra y mantiene un sólido plan de organización.
Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles yrelaciones pertinentes.
Facilita el estudio de los problemas de organización.
Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
Evita conflictosjurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

Entre las desventajasmás comunes podemos resaltar las siguientes:

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Clasificación deLos Manuales Administrativos

Por su contenido se clasifican en:

De organización: Dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.
De procedimientos: Acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
De políticas: se determinan las políticas queguiarán el accionar de la empresa.
De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:

Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
Específicos: que consignan información de un área o específica.

Elaboración de Manuales Administrativos...