Manuales Administrativos

Manuales Administrativos

Concepto:
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeñode sus tareas.
Objetivos De Los Manuales Administrativos
•Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
•Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
•Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad deltrabajo.
•Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
•Agilizar el estudio de la organización.
•Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
•Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.
•Determinar las responsabilidades de cada unidad ypuesto en relación con el resto de la organización.
•Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.
•Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
•Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
•Servir como vehículo de orientacióne información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.
Ventajas y Limitaciones de la Utilización de Manuales
Ventajas:
•Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.
•Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.
•Logran ymantienen un sólido plan de organización.

•Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
•Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.
Limitaciones:
•Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedanpresentar.
•Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
•Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.
•Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.
•Algunas consideranque son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
•Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
Necesidad de los Manuales
Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:
•Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.
•Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.•Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).
•Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existenvarios turnos de trabajo.
En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.
Estructura de un Manual
Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
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