MANUALES ADMINISTRATIVOS

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Diseño de procedimientos
Una vez efectuado el análisis, se tiene un conocimiento completo de todas las operaciones que se realicen en los procedimientos que integran el sistema de estudio. De acuerdo con el resultado de dicho análisis se puede sugerir modificaciones:
Rediseño de formas
Diseño de nuevas formas
Reportes
Registros
Creación o supresión de archivosEliminación de operaciones innecesarias
Creación de nuevos controles
Todo aquello que conduzca a la obtención de los objetivos fijados con eficiencia y eficacia. Se sugiere que todas las modificaciones que le hagan al procedimiento se discutan con el personal involucrado para poder justificarlas o hacer correcciones que resulten pertinentes.
Representación del procedimiento
Una vez analizada la informaciónse procede a graficarlos o redactarlos
Diagramación para el manual de procedimiento
Lo constituye el llamado diagrama de procedimientos que representa en forma grafica la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales. Se recomienda utilizar el diagrama de flujo tabular, ya que muestra los flujos de información deizquierda a derecha.
Expresión literaria del procedimiento
Es la narración detallada del procedimiento, con el objeto de describir cada una de las operaciones que intervienen en el procedimiento.

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Contenido de los manuales e instructivos de procedimientos
Estos documentos registran y transmiten la información básica requerida referente al funcionamiento de las unidadesadministrativas, también facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones.
Permiten: uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; quetanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
Conceptos
Manual de procedimientos: es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa o más de ellas. Incluye los puestoso unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.
Un instructivo de procedimientos es la representación grafica y la descripción narrativa del conjunto de instrucciones especificas para realizar un determinado tipo de trabajo, así como los formularios que intervienen en el procedimiento.
Información que conforma el contenido del manual de procedimientos:Portada de identificación
Índice del manual
Introducción
Base legal1
Objetivo manual
Procedimientos (procedimiento 1 al n)
Folio de identificación
Índice
Base legal 2
Objetivo del procedimiento
Políticas y/o normas de operación
Descripción narrativa del procedimiento
Diagrama de flujo de procedimiento
Formularios y/o impresos
Información general3

Glosario de términos
Índice temático
La graficasiguiente muestra en forma objetiva el contenido de un manual de procedimientos.


Contenido
El contenido de los instructivos de procedimientos contara con la siguiente información:
Portada de identificación
Índice
Introducción
Base legal
Objetivo del instructivos
Políticas y/o normas de operación
Descripción narrativa del procedimiento
Formularios e/o impresos
Información general 4
Glosario detérminos
Índice temático

Procesos y normas de elaboración del índice
El índice es la relación de los capítulos que constituyen la estructura del documento razón por la cual su formulación se efectuara de manera diferente en cada uno de los documentos señalados en esta guía.
Debe cumplir los siguientes lineamientos:
Se relacionaran los nombres de los capítulos que conforman el documento, de acuerdo...