Manuales Administrativos

Manuales administrativos (concepto)

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales,reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual seestablecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización,
asi como las tareas especificas y la auditoria asignada a cada miembro del organismo.

MANUALDE PROCEDIMIENTOS

Son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, en forma metodica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.
Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el quehacer institucional, estan considerados como elementos básicos para coordinación, dirección y controladministrativo, y que facilitan la adecuada relacion entre las distintas unidades administrativas de la organización.

Manual del sistema

El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema, índice decomponentes, etc.

Ventajas y desventajas de los manuales administrativos

Ventajas
1 Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes.
3 Facilita el estudio de los problemas de la organización.
4 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificacionesnecesarias en la organización.
5 Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
6 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
7 Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.
8 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
9 La informaciónsobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
10 Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
11 Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.
Desventajas
1 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos queson conocidos por todos sus integrantes.
2 Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
3 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Ventajas y desventajas de los manuales de procedimientos

Sus ventajas son:


Facilita la uniformidad de control con el cumplimiento de la rutina de trabajo sinpermitir arbitrariedad.
Permite evaluar la operatividad de las unidades de negocios.
Facilita las labores de las auditorias
Es de gran ayuda para el entrenamiento de personal nuevo dentro de la empresa.
Controla los procedimientos de manera ordenada según los puestos de responsabilidad facilitando la reingeniería de los procesos.
Interviene en la consulta del personal de trabajo.
Desventajas:
Los...