Manuales adtvos

Manuales Administrativos
junio 3, 2010 por mdjesus
Manuales Administrativos 
Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de una institución, por medio de la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras, objetivos, políticas, determinación de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos engeneral; en ellos se concentra información amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos normativos o legales, tales como leyes, decretos, directrices o reglamentos. Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Sonfundamentalmente, un instrumento de comunicación. El principal propósito de los manuales administrativos deberá ser el de instruir al personal acerca de aspectos como: funciones, relaciones, procedimientos, políticas, objetivos y normas para lograr una mayor eficiencia en el trabajo. 
 Si una institución, sea de naturaleza pública o privada no tiene una herramienta técnica en la debe de realizarlas, estadeficiencia hace que el riesgo de brindar los bienes y/o servicios a los usuarios de forma ineficiente se incremente exponencialmente. 
 Dentro de los problemas que esta situación puede acarrear se pueden mencionar: 
Que la estructura orgánica que funciona en la práctica difiera de la estructura aprobada por los jerarcas institucionales:
Que la forma en la cual se ejecutan las actividades sea productode la costumbre, la tradición o la ocurrencia, existiendo en algunos diversidad de maneras de brindar un mismo bien y/o servicio.
Que no exista un mecanismo para transmitir el conocimiento de un funcionario a otro, teniendo entonces que dedicar largas horas al entrenamiento de nuevos funcionarios, ya que estos no cuenta con una herramienta práctica que le muestre los pasos básicos para desempeñarsus labores.
Que no existan elementos básicos para medir el desempeño, ya que al no estar normadas las formas correctas de realizar las tareas, no es posible señalar objetivamente los defectos en la ejecución de las mismas, entre otros.
 
 Este tipo de problemas que presentan las Instituciones se pueden solucionar con la realización de Manuales Administrativos que les permitan registrar ytransmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización y servir como medio de comunicación y coordinación entre los funcionarios de la misma.  
 El uso de manuales administrativos  contribuye a solucionar problemas tales como la falta de comunicación adecuada en la cadena de mando en todos los niveles jerárquicos institucionales, ya que suministrará a los funcionarios el medio derecibir instrucciones e informaciones, de estudiarlas metódicamente e instruirse en los detalles de las directivas generales y administrativas de la institución.  
Objetivos de los Manuales Administrativos
 
Los objetivos que se persiguen con la elaboración de los manuales administrativos en una institución son diversos, entre ellos se encuentran los siguientes:  
Instruir a los colaboradores de laInstitución acerca de aspectos tales como objetivos, visión, misión, estrategias, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, responsabilidades, normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas a la institución y loscolaboradores, así como, propiciar la uniformidad en la ejecución de las labores.
Servir como medio de integración y orientación a los colaboradores de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones.
Servir para el análisis o revisión de los procesos y/o procedimientos de una institución.
Constituye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,...