manuales de procedimiento

LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO
Según el autor MARTIN G. ALVARES TORRES en su libro “MANUALES DE PROCEDIMIENTOS” define los manuales como una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema.
Así, encontramos manuales muy especializados en todos los campos de la ciencia y la tecnología.Encontramos que en la compra de cualquier computadora, televisión, estéreo, lavadora, y maquinaria en general, se proporciona un manual de operaciones con el propósito de que el usuario, además de lo que disfrute al cien por ciento, pueda “aprender rápida y adecuadamente” a usarlo, manejarlo y mantenerlo, logrando así llegando a ser rápidamente “un experto“(operativamente hablando).
En otroscampos del conocimiento también hay manuales: manuales de planeación estratégica, de acupuntura, de cocina, para el cuidado y entrenamiento de mascota, etc. Dentro del ámbito de los negocios cada vez se descubre más la necesidad e importancia de tener y usar manuales, sobre todo, manuales de políticas y procedimientos que le permitan a una organización formalizar sus sistemas de trabajo, y multiplicarla tecnología que le permita consolidar su liderazgo y su posición competitiva.
Los manuales son una de las mejores herramientas administrativas por que le permiten a cualquier organización normalizar su operación. La normalización es la plataforma sobre la que se sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organización dándole estabilidad y solidez.
Los manuales son a la organización, loque los cimientos son a un edificio. El tenerlos, facilitan y soportan el crecimiento; no tenerlos, limitaría las (s) carga (s) y el número de pisos que el edificio podría soportar.
LOS MANUALES PROCEDIMIENTOS
Es un manual que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización. En esta manual se debe contestar las preguntas sobre lo que hace( políticas)el área , departamento, dirección, gerencia u organización y como hace (procedimientos) para administrar el área, departamento, dirección, gerencia u organización y para controlar los procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido(este control incluye desde la terminación de las necesidades del cliente hasta la entrega del producto o realización del servicio,evaluando el nivel de servicio post-venta)
En el caso de empresas pequeñas con un solo manual para toda la organización puede ser suficiente. Sin embargo, dado que la mayoría de las organizaciones tienen definidas las principales aéreas del negocio (mercadotecnia, ventas, recursos humanos, finanzas, calidad, producción, ingeniería, proyectos, administración, etc.) es conveniente por aspectos de control yla facilidad del manejo de información que cada área tenga su propio manual de políticas y procedimientos.
En el caso de que un área sea demasiado grande y maneje áreas o departamentos más pequeños, se podría decidir autorizar también a esas áreas o departamentos a tener sus propios manuales para asegurar consistencia en toda la organización las únicas personas autorizadas para aprobar políticaso procedimientos son los responsables, directores o gerentes del primer nivel jerárquico.
Por supuesto, cada área solamente incluirá en su manual las políticas y procedimientos en que este directamente relacionado. Es decir, cada área tendrá solamente aquellos documentos que por sus funciones maneje cotidianamente, sean estos políticas y procedimientos que su propia área haya generado ypolíticas y procedimientos en que este directamente relacionado con otras áreas. Cualquier persona de la organización que tenga deseos de colaborar con el desarrollo de los manuales, podrán elaborar políticas o procedimientos siempre y cuando se le de un acuerdo entrenamiento.
Los capítulos en que pueda estar dividido el Manual de Políticas y Procedimiento del área, está en función de las actividades y...