Manuales de procedimientos Nominas

El objetivo de la presente narrativa es documentar el proceso de la generación, control de incidencias y liquidación de la nómina, así como los subprocesos de cálculo y pago de impuestos generados por el mismo proceso; control de incapacidades, generación y pago de bajas por finiquitos y liquidaciones de personal.

Antecedentes:

El proceso de nómina se concentra en dos compañías Prolec GEIndustrias y Prolec Industrias, en la primera se encuentran los empleados y operarios que laboran para Prolec GE Internacional y en la segunda el personal que labora en Prolec SA.; al cierre de 2011 ambas empresas tuvieron un total de 3,908 operarios y 667 empleados(4,575 en total).

Cabe mencionar PIND cuenta con 3 registros patronales por las diferentes oficinas de la empresa(Monterrey,Guadalajara y México) y PGEIND solo con uno en Monterrey.

1.1 Registro de asistencia

Erika Avitia Cardona es la encargada de generar la nómina semanal la cual se calcula tomando en cuenta la semana anterior de domingo a sábado, el proceso para la elaboración y pago es el siguiente:

Facility commander es el sistema en el que se recibe la información de las checadas de los relojes de asistencia yel cual es el mismo que controla el acceso a los estacionamientos, plumas, torniquetes, accesos a oficinas y los relojes checadores; existen 2 tipos de relojes, los de identificación con huella digital y los de proximidad, se estableció el parámetro en el sistema que las checadas de proximidad no tienen validez sin una identificación con la huella digital hasta con 12 horas de diferencia entre unay otra. Se interfasa 5 veces al día la información de los relojes al servidor del sistema(Lunes a Sabado a las 7.10, 12.10, 15.10, 19.10 y a las 22.4; Domingos 7.10 y 22.4), cabe mencionar que se tienen una lista de excepciones por persona y departamento ya sea por discapacidad física u otra razón (Ver lista).


Se tienen 17 relojes de proximidad instalados en Prolec y 3 en Celeco, setiene un contrato con la empresa de facility comander para el mantenimiento a los relojes el detalle lo tiene Martín Rios, cada 3 días se valida que esté funcionando y que tengan la hora correcta.

2 en laboratorio a DT
1 en laboratorio de aceites PT
1 en laboratorio EHV
1 en pasillo de calle lateral enfrente de Mtto.

A continuación se anexa el lay out de los relojes de proximidad:* El personal del sindicato y algunas personas sindicalizadas que laboran en RH, no checan sus horas en el reloj.

* El personal del mezquite checa en el reloj y el encargado vacía la información de las tarjetas en un archivo de Excel, lo imprime para recabar la firma del Líder y del Director de RH.

* Existe un trabajador sindicalizado de Celeco laborando en Voltrak (n. t. 0000211) del cualtambién reportan sus horas en un formato impreso, firmado por el supervisor y el Líder de fabrica.

Procesos realizados los lunes y martes:

- Solicita cuentas bancarias-. Genera un archivo con las personas que se dieron de alta la semana anterior el cual incluye el número, nombre y dirección (calle, colonia y c. p.), fecha de nacimiento, RFC y teléfono, lo graba en Excel y valida que los datosestén completos, posteriormente graba de nuevo la información en otro archivo el cual envía a HSBC, quienes lo regresan con el número de cuenta y de contrato de cada trabajador, a ese archivo le borra la información y solo le deja el número de empleado y de cuenta, por medio de interfase (carga de cuentas bancarias) lo graba en People Soft (PS).

- Registro de Checadas Admón. (PantallaBlanca)-. La Encargada de elaborar la nómina o el supervisor entra a esta pantalla y registran la clave de la ausencia que pueden ser las siguientes:

Registradas por el Supervisor:

* 7 Suspensión
* H Falta injustificada-. También lo puede registrar la encargada de nomina
* R Falta Justificada-.
* R1 No Checo si laboro-. También lo puede registrar la encargada de nomina
* R2 Reposición
*R3...