Manuales de procedimientos

MERCADO & BOLSA S.A.

COMISIONISTA DE LA BOLSA NACIONAL AGROPECUARIA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, FUNCIONES Y CONTROLES

1. INTRODUCCION

El objetivo del presente manual es establecer los procedimientos administrativos, operativos y los controles para los siguientes procesos que se siguen en la compañía MERCADO Y BOLSA S.A, M & B.

Administrativos:

• Fondos fijos y cajasmenores.
• Requisiciones y compras.
• Activos fijos y depreciaciones.
• Seguridad y recuperación de Sistemas de Información

Operativos: (Relacionados con el negocio)

• Por producto
• Controles

El conjunto de procedimientos aquí descritos constituye parte fundamental del proceso de registro, control e información de la compañía y por lo tanto se dan comoincorporados al sistema de control interno. La adhesión y el cumplimiento de lo descrito en cada proceso en particular asegura una operación fluida en la organización y un medio adecuado para la detección de problemas así como una herramienta útil para la dirección de la empresa. Contar con procedimientos escritos constituye una guía de permanente consulta para los diferentes funcionarios queintervienen en cada proceso, de igual forma contar con procedimientos documentados permitirá establecer en forma clara y precisa cuales son las funciones que debe ejecutar cada cargo y cuales son las limitaciones al mismo. Contar con procedimientos escritos presupone desde ya que estos han sido aprobados e implantados por la Gerencia General de la Compañía y como tal serán entonces lasdirectrices que regularan las diferentes actividades de la empresa. Por esta última razón cada vez que se incorpore un nuevo funcionario se impone la necesidad de entrenarlo en los procesos en que va a participar. Igual consideración se tomará para el caso de los ascensos.

El Presente manual de procedimientos debe ser utilizado por todas aquellas personas que dentro de la organización tenganbajo su responsabilidad la representación de la compañía, la ejecución de la operación, la revisión, análisis y emisión de información. No obstante, la responsabilidad por la publicación, custodia y distribución, del presente manual está asignada a la Dirección Administrativa y Operativa.

Los procedimientos serán presentados en forma modular lo cual facilita su comprensión, manejo ymantenimiento. Cualquier cambio que se deseé introducir deberá ser cuidadosamente evaluado y discutido por todas las partes interesadas. Cumplido lo últimamente anotado deberá procederse a su actualización y a su correspondiente oficialización de acuerdo al trámite establecido.
II. ACTUALIZACION MANUAL

Tal como se indica en la introducción del presente manual, una vez oficializado eimplantados los procedimientos, se pueden presentar cambios en las condiciones para las cuales fueron diseñados, ya sea que resulten nuevas modalidades de operación, nuevos requerimientos legales y de información o como el producto de una revisión y actualización periódica. En todos estos casos cualquier cambio a introducir deberá ser estudiado por un comité que evalúe su incidencia, viabilidad prácticay la relación costo beneficio esperado. En todos los casos deberá contar con la aprobación final del Gerente General. El comité que se hace referencia en los párrafos precedentes estará integrado por los siguientes funcionarios.

- Gerente General
- Director Administrativo y operativo
- Jefe de operaciones

Una vez modificado cualquier item del presente manual, será informado a losdemás funcionarios y actualizaran los manuales distribuidos en las diferentes dependencias de la Empresa.

Siempre que ingrese un funcionario se le entregara el presente manual, a través de su lectura y de la discusión con su superior inmediato, conocerá además de sus funciones, los procedimientos que debe realizar en su cargo. Al momento del retiro el funcionario deberá devolver el...