Manuales de procedimientos

LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Sus contenidos

El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas. Además,regula la participación de los distintos sectores de una organización, así como también de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores, etc.). Su contenido está dirigido a precisar:

¿cómo se ejecutan los procesos y controles?;

¿quiénes son los encargados de efectuarlos?;

¿cuándo deben ser realizados?; y

los soportes de información que intervienen, y cómo deben sercompletados y archivados.

Las ventajas de poseer y utilizar manuales de procedimientos administrativos son las siguientes:

• permite normalizar la ejecución de tareas estándar y facilita la toma de decisiones programadas;

• evita la superposición de tareas entre diferentes áreas de la organización;

• simplifica y/o racionaliza la ejecución de tareas que cuando no están normalizadas resultanconfusas, voluminosas y, por lógica consecuencia, costosas;

• simplifica el asesoramiento y la capacitación de nuevos empleados y practicantes rentados de la organización;

• incrementa la motivación del empleado, ya que permite la detección de los objetivos de la organización mediante el aporte de sus tareas;

• reduce la participación de los niveles altos de la jefatura, limitando suparticipación a casos no habituales y dedicando más tiempo a la toma de decisiones no programadas;

• evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas, a veces incongruentes con las tomadas por otro sector;

• refleja la evolución administrativa de la organización y el nivel de racionalización alcanzado;

• agiliza las tareas de auditoría ya que, consultando los manuales, los auditorespodrán familiarizarse rápidamente con los procedimientos administrativos del área a auditar; y

• facilita el control de gestión y la detección de deficiencias en los procedimientos administrativos.

No obstante las ventajas señaladas anteriormente, la realidad de la Administración Pública Provincial nos indica que existen dos fuertes críticas a los manuales de procedimientos administrativos.Muchos de los responsables de los organismos no toman la decisión de encarar su elaboración por el esfuerzo y el costo que dicha tarea implica; además justifican su elección diciendo que:

• los manuales no son en la práctica utilizados por el personal para el aprendizaje y guía de las tareas que deben realizar; y

• los manuales se desactualizan rápidamente, lo que elimina de hecho todas susventajas potenciales.

Al respecto es importante aclarar que ambas críticas están directamente relacionadas con la forma de redacción e implementación de los manuales de procedimientos administrativos y no son problemas propios de los manuales. A fin de evitar estos problemas es importante tener en cuenta dos cuestiones

Los manuales no son instrumentos cuyos contenidos puedan ser absorbidos“directamente” por el personal de línea como si fuera un simple instructivo. La comprensión por parte del personal de los procedimientos normalizados en el manual, supone una explicación de los mismos por gente capacitada que deberá hacerse, en lo posible, directamente en la ejecución de los procedimientos reales. Posteriormente a esta capacitación, recién se podrá dejar al personal el manual para suutilización como elemento de consulta y actualización.

Resulta imprescindible especificar en el manual la fecha de confección y la de actualización para desarrollar una labor orgánica de emisión de normas. Es conveniente establecer una revisión anual, a fin de efectuar las modificaciones y agregados que sean necesarios. Las instrucciones deben redactarse en forma modular y con una...