Manuales De Procedimientos

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos, es un documento que contiene la descripción de actividades deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa o varia de ellas.
Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios,autorizaciones o documentos, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
1. Utilidad:

* Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y puestos responsables de su ejecución.
* Ayudan a la inducción del personal, ya que describendetalladamente las actividades de cada puesto.
* Sirve para el análisis y revisión de los procedimientos dentro un sistema.
* Son una consulta para todo el personal.
* Para establecer un nuevo sistema o bien modificar el existente.
* Cuando se desee emprender una simplificación de las tareas, delegación de autoridad, etc.
* Para dar igualdad y controlar el cumplimiento de lasrutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
* Determinan en forma mas sencilla las responsabilidades por faltas o errores.
* Facilitan el trabajo de auditoria, evaluación del control interno y evaluación.
* Aumenta la eficiencia de los empleados, ya que les indican qué deben hacer y cómo hacerlo.
* Ayuda a la coordinación de actividades para evitar duplicidades.
*Construye una base para el posterior análisis de trabajo, sistemas, procedimientos o métodos.

2. Conformación del Manual:

A. IDENTIFICACIÓN: Este documento debe contener la siguiente información:
* Logotipo de la organización.
* Nombre oficial de la organización.
* Denominación y extensión.
* Lugar y fecha de elaboración.
* Número de revisión (si es su caso)
*Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
* Clave de la forma.

B. INDICE: Relación de los capítulos y paginas correspondientes que forman parte del documento.
C. PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN: Exposición sobre el documento, contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Pueden incluir un mensaje de la alta autoridad de las áreascomprendidas en el manual.
D. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS: Explicar el propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
E. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCES DE LOS PRCEDIMIENTOS: Esfera de acción que cubren los procedimientos.
F. RESPONSABLES: Unidades administrativos y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
G. POLIITICAS Y NORMAS DEOPERACIÓN: Se incluyen los lineamientos y criterios generales de acción que se determinan en forma explicita para facilitar la cobertura de la responsabilidad de las distintas estancias que participan en los procedimientos.
H. CONCEPTOS: Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento para ampliar su significado.
I. PROCEDIMIENTOS: Presentación por escrito enforma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan dentro del procedimiento.
J. FORMIULARIOS DE IMPRESOS: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento. Se pueden intercalar dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.
K. DIAGRAMAS DE FLUJO: Una representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o recorrido de lasformas materiales donde se muestran las unidades administrativas o los puestos que intervienen en cada operación.
L. GLOSARIO DE TERMINOS: Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnica de elaboración de manuales de procedimientos, que sirven de apoyo o consulta.
Diseño del Proyecto:
La tarea de preparar manuales requiere de mucha precisión, los datos deben...