Manuales y formularios

Introducción

En el siguiente informe hablaremos de temas importantes para el analista de sistemas como lo son, los manuales, los formularios, por qué son importantes el uso de cada uno así como, las partes que lo conforman entre otros.
El manual presenta sistemas y técnicas específicas que señalan el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina ode cualquier otro grupo de trabajo. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. Debido a que estos proporcionan documentación, estudia las políticas y los procedimientos de la organización, son de gran importancia ya que esta información no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas, sino que también quedaplasmada físicamente. Para cada área y según lo que se desee establecer existen diferentes tipos de manuales el cual explicaremos a continuación así como las partes y como está estructurado.
Por otra parte hablaremos de los formularios que son básicamente plantillas o páginas con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad; es lo que le permite al usuario que puedaintroducir datos. Su diseño es crítico dado que una mala concepción de él puede convertirlo en una barrera para la interacción e inducir al usuario a cometer errores potenciando la frustración en el desempeño de su tarea. Su diseño está compuesto por tres fases un de pre-diseño, una de diseño y una de post-diseño. Su importancia está en que sirven de soporte a las transacciones y los empleadostrabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

¿Qué es un Manual?

Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizará, queactividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.

Tipos de Manuales

1. Manuales de Historia de la Empresa
Este manual le da al empleado una vista introspectiva de la tradición y pensamiento que apoya a la empresa con la que esta asociado. Probablemente contribuye a unamejor comprensión, aumenta la moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compañía. El darle a un empleado un cuadro del todo, le ayuda a adaptarse a sí mismo dentro del cuadro total. La información histórica por lo común se incluye como parte de la presentación a un manual de políticas o de organización, o de un manual de personal.

2. Manuales de OrganizaciónEstos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo, cartas del límite de autoridad, entre otrascosas. Ejemplo: estructura organizativa

3. Manuales de Políticas
Los manuales de política, también llamados de normas, son la piedra angular ya que estudian las reglas de la organización. En este tipo de manuales se exponen los 10 (ó 10,000) mandamientos de la compañía. Estos ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales de políticas comerciales, de producción, definanzas, de personal, etc., o uno sobre políticas generales. Ejemplo Cumplimiento del horario del uniforme

4. Manual de Procedimientos
Es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la relación de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su...