manuales y obtencion de informacion





















UNIDAD II.- LOS MANUALES Y LAS TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN
TEMA 3.- LA DOCUMENTACIÓN DE LA ORGANIZACIONES
1.- DEFINICIÓN DE MANUALES:
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización; así como las instrucciones ylineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. También podemos definir por manual la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.

2.- IMPORTANCIA DE LOS MANUALES
La elaboración de los manuales es importante debido a la innovación tecnológica y la complejidad de losmercados actuales, ya que la difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito laboral de forma eficiente, son medios indispensables para el logro o alcance de los objetivos dentro de una organización, bien sean a corto, mediano o largo plazo, La finalidad de los manuales es ofrecer una descripción actualizada, concisa yclara de las actividades contenidas en cada proceso dentro de una organización o empresa.
3.- TIPOS DE MANUALES:
Los manuales dependen de la información de las necesidades de cada institución o empresa para su elaboración. Cabe destacar que la información que pueden abarcar dichos manuales se pueden aplicar a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, unpuesto, etcétera. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. Los tipos de manuales pueden ser:
Por de naturaleza o área de aplicación: se refiere a tipo de empresa u organización donde se van a aplicar los manuales, pueden ser:
Macroadmnistrativos: son aquellos manuales que contienen información o datos de más de una organización.
Mesoadministrativos: serefiere a los instrumentos o manuales que involucran a todo un grupo o sector, o a dos o más de las organizaciones que lo componen.
Microadministrativos: son aquellos manuales que van dirigidos a una sola organización, y pueden referirse a ellas en forma general o pueden estar adscritas a alguna de sus áreas en forma específica.
Por su contenido: se refiere al contenido del manual para cubrir unavariedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:
Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva alpersonal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.
Manual de organización: consiste en exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a se seguidos en la toma dedecisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante yefectiva revisión.
Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal...